Bidcampagne

In deze stap voer je de lobby- en campagnestrategie daadwerkelijk uit. Met behulp van het bidboek, bidvideo, de bidsite en overige promotionele activiteiten voer je volop campagne. Enkele tips voor een campagnestrategie:

1. Weet wie je publiek en toehoorders zijn. Vanuit waar wil je draagvlak creëren? Focus hierbij vooral op hoe mensen tegenover het bid staan voor je campagne en hoe je wilt dat ze na afloop tegen het bid aankijken. Kortom, wat wil je bereiken met je campagne? De personen die beslissen over toewijzing van het evenement is de te overtuigen groep.
2. Laat de campagne goed aansluiten op de gestelde doelen vanuit de evenementenorganisatie.
3. Houd het simpel. Focus op de kracht van herhaling, een duidelijke boodschap, een eenduidige huisstijl enzovoorts.
4. Stem de campagne goed met de gehele evenementenorganisatie af, zodat de boodschap helder en eenduidig is. Iedereen moet hetzelfde verhaal kunnen vertellen;
5. Bedenk een pakkende slogan voor het bid/de bidcampagne. Een slogan kan informatief, overhalend/overtuigend of emotieopwekkend zijn.
6. Probeer de campagne te faseren en op te bouwen naar een finale presentatie. Houdt hierbij rekening tussen rationele en emotionele elementen.
7. Laat je in de campagne alleen uit over je eigen bid en verhaal. Laat je niet uit over de concurrentie.

Na het formuleren van de visie en het bepalen van de inhoud van het bid moeten deze onderdelen op een effectieve manier worden uitgedragen. De middelen die je daarvoor goed kunt gebruiken, moet je verstandig en doelgericht inzetten. Er zijn verschillende opties:

Bidboek

Het bidboek is het belangrijkste onderdeel van het bid. Let hierbij op dat het bidboek altijd leesbaar blijft en vermijd te grote lappen tekst. Zorg ook voor een aantrekkelijke presentatie waarbij veel en kwalitatief hoogwaardig beeldmateriaal de aantrekkelijkheid verhoogt. Klik hier om voorbeelden van bidboeken te bekijken.

Bidvideo

Een bidvideo is een niet weg te denken onderdeel in het bidproces. Het moet een samenvatting van de belangrijkste punten van het bid geven. Het kan goed zijn om bekende sporters, politici en/of persoonlijkheden hierbij aan het woord te laten, probeer lange speeches te vermijden. Zoek een originele invalshoek voor de video en laat het professioneel produceren. Voor voorbeelden van bidvideo’s kun je kijken bij bidpresentatie.

Bidsite

Een website kan de gelegenheid bieden om in langdurigere bidprocessen de interesse in het bid vast te houden. Waar het bidboek en een enkele bidvideo vrij statisch zijn, is het mogelijk om de ontwikkelingen van het bid via een website te volgen. Hier is het nieuws beschikbaar en dit wekt een dynamische en professionele indruk van het bid.

Bidpresentatie (vaak inclusief bidvideo)

Ter afsluiting van het bidproces (vlak voor de toewijzing van het evenement) is het aan bidorganisaties om een presentatie te geven met betrekking tot het bidboek. Deze presentatie bevat een samenvatting van de elementen die in het bidboek aan de orde komen. Hierbij benadruk je de sterkste punten en plaats je de zwakke punten in een positief daglicht. Het is belangrijk om goed over deze presentatie na te denken, zodat deze indruk maakt. De aanwezigheid en betrokkenheid van ‘belangrijke’ personen die hun steun uitspreken voor het bid, kan belangrijk zijn om stemmers over de toewijzing over de streep te trekken.

Eindbeslissing en tekenen contract

Het is absoluut cruciaal dat de organiserende evenementenorganisator met betrokken ondertekenaars aanwezig is bij de bidpresentatie waar de gaststad voor het evenement wordt aangekondigd. De evenementenorganisator moet dan namelijk een contract ondertekenen waarin staat dat zij zich houden aan de plannen en beloften in het biddocument.