Lobbystrategie

De basis voor de uiteindelijke toewijzing van evenementen is de lobby. De lobby moet niet als een losse stap binnen de ambitiefase worden gezien. Het is namelijk een doorgaand proces dat, zoals eerder benoemd, in informele zin eigenlijk al begint voor het haalbaarheidsonderzoek wordt gestart. In formele zin begint het tijdens het bidproces.

Het lobbyen is een complex en politiek proces. Het doel van dit proces is om de meerderheid van de stemmen veilig te stellen. Binnen het lobbyproces loop je verschillende fasen door:

1. Vergaren en analyseren van informatie
2. Formuleren standpunt
3. Actie (alleen, samen met anderen)
4. Contact met stakeholders
5. Evaluatie/bijstelling

Voordat er in wordt gegaan op deze fasen, wordt er eerst stilgestaan bij de internationale lobby en interne lobby door een sportorganisatie. Deze twee onderdelen zijn namelijk een continue aandachtspunt en behoren niet toe tot een fase.

Internationale lobby

Om de kansen voor Nederland te vergroten als het gaat om de toewijzing van evenementen, is het belangrijk om zoveel mogelijk Nederlandse bestuurders op internationaal (beslissings)niveau te hebben. Het team Internationale Zaken van NOC*NSF kan hierbij ondersteunen. Ze geven bijvoorbeeld een masterclass, waarin potentiële Nederlandse topbestuurders worden begeleid om de kans om op een internationale positie te komen zo groot mogelijk te maken. Daarnaast zijn er warme contacten vanuit NOC*NSF met internationale sportorganisaties.

Het advies aan sportbonden is om internationale zaken een structureel onderdeel te laten zijn van het beleid. Hierdoor verstevig je de internationale positie van de sportbond. Hierbij kun je denken aan:

• Het opstellen van functie-eisen voor bestuurders om een internationale functie te kunnen bekleden.
• Het opstellen van een strategisch plan (op bestuurlijk en organisatorisch niveau) om internationale posities te behouden en uit te breiden. De personen die deze functies uitoefenen kunnen namelijk het beslissingsproces in de toewijzing van evenementen beïnvloeden.
• Regelmatig bezoeken van internationale aangelegenheden (toernooien, congressen) om een netwerk op te bouwen en te onderhouden.
• Het betrekken van internationale officials of juryleden. Dit kan door deze mensen regelmatig te informeren over de ontwikkelingen van het bid. Zij zijn namelijk een belangrijke ambassadeur en hebben vaak goede contacten met andere internationale personen binnen de federaties.
• Het betrekken van (ex)-sporters die een ambassadeur zijn voor de sport. Hierbij valt te denken aan sporters die in het buitenland spelen of wonen.

Interne lobby

Een ander aspect dat voortdurend aandacht behoeft, is het creëren van draagvlak bij de achterban. Bij de sportbonden zijn het over het algemeen de leden die de belangrijkste beslissingen nemen. De valkuil is dat een sportbond vooral extern gericht is tijdens de lobbyfase. De interne lobby, gericht op het creëren van draagvlak onder de leden, is minstens zo belangrijk. Aandachtspunt hierbij is dat deze gericht moet zijn op degene die de beslissing gaat nemen. Wat is voor deze groep het belang en de meerwaarde om zich achter het evenement te scharen en wat kan het ze opleveren? Deze boodschap moet op een goede manier worden overgebracht bij de achterban.  

Lobbyfasen

Fase 1: Vergaren en analyseren van informatie

Bij de ambitie van een internationaal sportevenement speelt de lobby een essentiële rol. Lobbyen begint al ver voordat de organisator zich kandidaat gaat stellen voor de organisatie van een evenement. Bij lobbyen draait het namelijk om het opbouwen van een relatie met zowel beslissers als beïnvloeders op internationaal niveau. Zoals eerder benoemd is dit een continue proces waarin vooral de sportbonden een belangrijke rol spelen. En dit proces in kaart brengen, vormt de basis.

Het is belangrijk dat je van tevoren al weet welke personen een belangrijke rol spelen in het beslissingsproces. Vervolgens is het goed om een overzicht te hebben van de belangrijkste personen, inclusief informatie over hun achtergrond, standpunten op dit vlak en (persoonlijke) interesses. Ook is het goed om te weten welke Nederlanders er in contact kunnen komen met de personen die in het beslissingsproces een prominente rol hebben. Ter voorbereiding op die ontmoetingen zou de belangrijkste (achtergrond)informatie moeten worden meegegeven. NOC*NSF kan ondersteunen bij het in kaart brengen van beslissers en beïnvloeders op internationaal niveau.

Aan het einde van deze fase is het duidelijk wie de beslissers zijn, wie zich in de directe omgeving van de beslissers bevinden en welke personen en/of instanties zich in de wijde omgeving bevinden. Je wilt je eigen cirkel van invloed vergroten, zodat de kans op toewijzing wordt vergroot. In onderstaande cirkels is dit schematisch inzichtelijk gemaakt. De cirkel van betrokkenheid bevat de omgeving, zoals de media en het land en de directe relaties met beslissers en de uiteindelijk beslissers. Door middel van een juiste lobbystrategie krijg je meer grip op de buitenste cirkel, zodat deze uiteindelijk binnen de cirkel van invloed kunnen vallen en de kans op toewijzing kunnen vergroten.

Fase 2: Formuleren standpunt

Op basis van de analyse die is gemaakt in fase 1, kun je de definitieve lobbystrategie bepalen. De vraag die we in deze fase beantwoorden, is: Wanneer wordt wie beïnvloed? En op welke manier?

Als in kaart is gebracht wie de beslissers zijn en uit welke landen ze afkomstig zijn, kan het helpen om een segmentatie te maken om de eigen kansen in te schatten. Deze segmentatie maakt een onderverdeling in stemgerechtigden die positief zijn over de kandidaatstelling, stemgerechtigden die naar verwachting negatief zijn en die twijfelen. Per doelgroep kun je vervolgens een strategie bepalen over hoe je de betreffende stemgerechtigden het beste kan benaderen.

Fase 3: Actie (alleen, samen met anderen)

Deze fase draait om het in kaart brengen hoe het lobbyproces er inhoudelijk uitziet en wie de uitvoering daarvan voor zijn rekening gaat nemen.

In sommige gevallen kan het fijn zijn om bepaalde taken uit te laten voeren door externe organisaties die ervaring hebben op gebieden waar de eigen organisatie dit niet heeft. Ook kan het netwerk van een (internationale) organisatie interessant zijn voor het lobbyproces. Het één op één benaderen van de stemgerechtigden moeten personen van de betreffende bond op basis van persoonlijke contacten doen.  

Voor veel sportbonden is het kandidaatstellen voor een grootschalig evenement een incidentele gebeurtenis. Er zijn echter diverse organisaties met ruime ervaring op het gebied van evenementenorganisatie. Ook als het gaat om het lobbyproces. Voor de onervaren organisaties is het daarom belangrijk om af te wegen of het zinvol is om op bepaalde expertisegebieden gebruik te maken van de kennis die er al is.

Fase 4: Contact met stakeholders

Deze fase draait om de daadwerkelijke uitvoering van het lobbyproces aan de hand van de strategie. Directe contacten met de stakeholders worden gelegd. Ook start de indirecte benadering van stakeholders door het beïnvloeden van de omgeving (zie cirkeldiagrammen). Tijdens het lobbyproces is het belangrijk om aandacht te besteden aan de zichtbaarheid van de kandidaatstelling. Dit kan op veel manieren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uitdelen van gadgets en het inrichten van een stand tijdens belangrijke conferenties tot het inzetten van een prominente topsporter als ambassadeur.

Voorbeeld lobby bid WK Voetbal 2018/2022

Fase 5: Evaluatie/bijstelling

Gedurende het hele lobbyproces is het belangrijk om de lobbystrategie te evalueren en waar nodig bij te stellen.