Interne evaluatie

Evaluatie is een doorlopend proces om beslissingen te kunnen nemen, bij te kunnen sturen en te verbeteren. Daarom vangt het evaluatieproces ook niet aan na de toe- of afwijzing van het bid, maar begint dit al veel eerder. Hieronder leggen we het eerste onderdeel van de evaluatiestap uit: de interne evaluatie. Later wordt de tweede stap, kennis delen, nog uitgelegd.

Interne evaluatie

Bij de interne evaluatie kijk je terug op het bidproject, de sterke punten en de verbeterpunten om hiervan te leren.

Voorbereiden van de evaluatie

Zoals eerder benoemd is evalueren een doorlopend proces. Het is wel van belang om op tijd te weten welke punten je gaat evalueren en op welke manier je dit gaat doen. Daarom is het raadzaam om evaluatiepunten al tijdens het traject te noteren, zodat je niet vergeet wat de punten waren.

De onderdelen die verkeerd zijn gegaan, eisen de meeste aandacht op en zijn daarom ook makkelijk om tijdens de evaluaties op te focussen. Echter, is het net zo belangrijk om te analyseren wat er wél goed is gegaan in het bidtraject en welke aanpak of innovaties wel zo hebben uitgepakt als je gedacht had. Het is handig om de evaluatie over de gehele breedte van het bid te laten plaatsvinden en te kijken naar hoe deze resultaten zich verhouden tot de doelstellingen die je hebt geformuleerd.

Deze interne evaluatie is vaak beknopter dan de evaluatie na de ‘bid toegekend’ fase, maar het is wel van belang om dit alsnog te doen.

Intern evaluatieproces

Er zijn twee manieren waarop je kunt evalueren, via de evaluatie op papier en evaluatievergaderingen:

Evaluatie op papier

Het is aan te raden om gebruik te maken van een specifiek format voor de papieren evaluatie. Op deze manier kan iedereen vanuit de interne organisatie feedback geven via dit formulier. Door dit op tijd uit te zetten, kun je brede evaluatiegegevens krijgen.

Vanuit de verzameling van evaluatiegegevens kun je een samenvatting van de belangrijkste evaluatiepunten opstellen. Die punten kun je vervolgens gebruiken voor een plenaire evaluatievergadering.

Evaluatievergaderingen

Er zijn twee soorten evaluatievergaderingen

• Individuele evaluatievergaderingen. Deze individuele afspraken kunnen handig zijn, zeker bij heikele punten om bepaalde punten te evalueren en relevante informatie te filteren.
• Plenaire vergadering. Uit de papieren én individuele evaluaties kun je iedereen die bij het bid betrokken is geweest bij elkaar brengen voor een plenaire vergadering. Hierbij behandel je slechts de belangrijkste evaluatiepunten in de kern. Medewerkers aan het bid krijgen op deze manier de mogelijkheid om terug te kijken op het traject en te reageren op voorlopige conclusies en aanbevelingen.

Opstellen intern evaluatierapport

Met de informatie uit de voorgaande stappen kun je het interne evaluatierapport opstellen. Voor een bid kan dit evaluatierapport redelijk beknopt zijn. De medewerkers van het bid stellen dit interne evaluatierapport samen.

De conceptversie kunnen zij voorleggen aan het interne team, waardoor ze de mogelijkheid krijgen om nog feedback te geven op het rapport.

Na ontvangst en verwerking van de eventuele feedback geef je het rapport ter goedkeuring aan het bestuur.

De inhoud van het interne evaluatierapport ziet er als volgt uit:

• Inhoudsopgave en stappenplan
• Voorwoord. Neem eventueel een voorwoord op van de eindverantwoordelijke voor het bid. In het voorwoord kan kort worden gereflecteerd op de verwachtingen van het bid en de uitkomst.
• Missie en doelstellingen. Geef een opsomming van de missie en doelstellingen die zijn vastgesteld in de het bidboek. Reflecteer daarnaast op het al dan niet behalen van de doelstellingen, afgesloten door een samenvatting.
• Evaluatie algemene thema’s. In dit hoofdstuk worden de bevindingen samengevat die betrekking hebben op de algemene organisatie, zoals de projectorganisatie en de projectstructuur. Iedere paragraaf wordt afgesloten met aandachtspunten en aanbevelingen.
• Conclusies en aanbevelingen
• Tot slot worden de conclusies en aanbevelingen uit het rapport samengevat.

Conclusie en vervolg

Een evaluatie vertelt het verhaal over het resultaat van het gehele bidtraject en de weg hiernaartoe. Bij het evalueren van het bid blik je terug op het bidtraject en kijk je vooruit naar wat je van de resultaten kan leren. De evaluatie biedt aanknopingspunten voor de fase ‘bid toegekend’ indien het bid is binnengehaald, of voor mogelijke toekomstige bids indien het bid is afgewezen.

Bij incidentele bids voor grootschalige topsportevenementen lijkt evalueren weinig toegevoegde waarde te hebben voor de toekomst. Toch staat een bid of evenement niet op zich. Het is slechts een momentopname van waar de sport of sportorganisatie zich bevindt. Een bid zegt daarom veel over de wijze waarop men de sport beoefent en beleeft en het niveau waarop de sportorganisatie acteert. De bidevaluatie kan hierop terugslaan en relevant zijn voor de toekomstige ontwikkeling van de betreffende sport en sportbond. Ook in het kader van kennisdeling met derden is een bidevaluatie waardevol.