Schrijven van het bidboek

Eisen internationale federatie

In vrijwel alle gevallen bepaalt de internationale federatie wat de inhoud van de biddocumenten is. Hieronder volgt een opsomming van de onderdelen die vaak vereist zijn in een bidboek. Vervolgens werken we de onderdelen verder uit.

• Persoonlijke brief aan de evenementeigenaar namens de directeur van de bidorganisatie, minister van sport, voorzitter sportbond, burgemeester, premier en host broadcaster.
• Brieven die steunbetuigingen bevatten van alle belangrijke actoren.
• Samenvatting van het bid
• Waarom willen we het evenement organiseren?
• Wat is de legacy van het evenement. Inclusief hoogtepunten van de langetermijneffecten van het evenement voor de sportbond en de lokale omgeving.
• Profiel van de bidorganisatie en het aanvaarden van verantwoordelijkheid voor het evenement en de financiering ervan.
• Maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hoe gaat de organisatie om met water, energie, afval, inkoop, co2- transport?
• Samenvatting van het concept voor het evenement (bijvoorbeeld, wedstrijdschema, side-events).
• Details van het plan: locatie, faciliteiten, investeringen, tijd, planning en programma die voldoen aan alle criteria.
• Marketingplan
• Mediaplan
• Financiële plannen en budget.
• Staat van dienst van de Nederlandse federatie. Dit moet inclusief voorbeelden van eerder georganiseerde evenementen zijn (bij voorkeur van de eigen bond) en moet ook kritische succesfactoren
• Informatie over het gastland: Nederland.

Uitwerken van het bidboek

Zodra de voorbereidende fase van het bid is afgerond, kun je aandacht besteden aan de details en de inhoud voor een effectief bid. De inhoud van dit bid werken we hieronder verder uit.

Persoonlijke brief

Zoals eerder benoemd moet er in het bidboek een persoonlijke brief aan de evenementeigenaar staan, namens de directeur van de bidorganisatie, minister van sport, voorzitter van de sportbond (en NOC*NSF), burgemeester, premier en host broadcaster.

Om de steun van betrokken partijen te benadrukken, worden in een bidboek brieven opgenomen waaruit deze steunbetuiging blijkt. Het aanvragen van deze steunbetuigingen dient in een vroeg stadium te gebeuren zodat deze, vaak druk bezette, mensen niet onder tijdsdruk komen te staan. Voorbeelden zijn te vinden in de voorbeeld bidboeken.

Bij voorkeur wordt een verklaring opgenomen van de host broadcaster waaruit blijkt dat de beelden van het evenement worden geproduceerd en uitgezonden via televisie en/of internet.

Brieven die steunbetuigingen bevatten van alle belangrijke actoren

Naast de steunbetuigingen van bovengenoemde betrokkenen, kan het een meerwaarde hebben om steunbetuigingen op te nemen van bijvoorbeeld (ex)-topsporters met een bewezen status in de betreffende tak van sport of ambassadeurs voor het evenement in bredere zin. Het gaat om aansprekende namen en persoonlijkheden die het bid een positieve draai kunnen geven. Deze personen kun je in het traject van het bid ook inzetten voor activiteiten die direct of indirect te maken hebben met de lobbystrategie.

Samenvatting van het bid

We raden aan om een beknopte samenvatting met de meest essentiële onderdelen uit het bid op te nemen. Vaak is er als afsluiting van het bidproces (vlak voor de toewijzing van het evenement) aan de bidorganisaties gevraagd om een presentatie te geven over het bidplan. Deze presentatie bevat een samenvatting van de elementen die in het bidboek aan de orde komen. Je benadrukt hier dan de sterkste punten en de verbeterpunten plaats je in een positief daglicht. Het is aan te raden om goed na te denken over een presentatie die indruk maakt (bijvoorbeeld door beeld en geluid en aanwezigheid van personen).

Informatie over het gastland: Nederland

Hier benadrukken we een aantal sterke punten van Nederland. Te denken valt aan het organisatietalent: de Dutch Approach, het grote aantal evenementen dat in Nederland al is georganiseerd, sportieve prestaties, een klein land met grote ambities, zoals het sportiefste land van de wereld en Nederland waterland. Dit zijn enkele voorbeelden. De sterkte punten plaats je in het perspectief van het toekomstige evenement.

Waarom het evenement aan Nederland moet worden toegewezen

Door het gehele biddocument heen moet de organisatie de voordelen benadrukken die het heeft ten opzichte van concurrenten voor het evenement. Kwesties die benadrukt kunnen worden zijn:

• Accommodatie: de teams, vips en toeschouwers worden comfortabel en veilig gehuisvest.
• Transport: de toegang is veilig, betrouwbaar en er is een efficiënt transportsysteem beschikbaar tussen de wedstrijdaccommodaties.
• Recreatie: wanneer er geen wedstrijden zijn, zijn er voldoende recreatieve mogelijkheden voor de sporters, vips en toeschouwers.
• Media: de technische behoeften van de media zijn volledig verzorgd, zodat een maximale exposure van het evenement is gewaarborgd.
• Wedstrijdaccommodaties zijn gereed en testevenementen zijn gehouden.
• Steun van alle belangrijke partijen.
• Trainingsaccommodaties zijn professioneel en gelijk aan de wedstrijdaccommodaties.
• Medische faciliteiten kunnen omgaan met een noodsituatie.
• Veiligheidsmaatregelen zijn getroffen en een calamiteitenplan is getest.
• Een volledig marketingplan is ontwikkeld om voor een maximaal aantal toeschouwers en exposure te zorgen.
• Milieu-impact is geminimaliseerd en strategieën zijn beschikbaar in geval van milieu calamiteiten.

Naast de voordelen is het goed om te kijken naar het evenement op zich. Het kan bijvoorbeeld een sterk punt zijn om te benadrukken dat het evenement nog zelden in (West-)Europa heeft plaatsgevonden. Deze voordelen zijn afhankelijk van de tak van sport en het evenement en zullen uit de eigen SWOT-analyse (zie haalbaarheidsonderzoek) naar voren moeten komen.

Een voorbeeld van een bid dat de nadruk heeft gelegd op de spreiding over werelddelen betreft de Olympisch Spelen van 2016 in Rio de Janeiro. De Brazilianen lieten in hun bidpresentatie een sheet met een wereldkaart zien waarop inzichtelijk werd gemaakt hoe vaak de Olympische Spelen georganiseerd zijn in welk werelddeel. De continenten Afrika en Zuid-Amerika waren een opvallend lege vlek op deze kaart.

Wat is de legacy van het evenement

Wanneer het gaat om de legacy ligt de focus op de hoogtepunten van de langetermijneffecten van het evenement voor de sportbond en de lokale omgeving.

Legacy staat voor de erfenis van het evenement. Wat laat de organisatie van het evenement achter in het organiserende land of stad? Wat laat de organisatie van het evenement achter voor de betreffende sport? En wat laat het evenement achter voor de mensen die betrokken zijn geweest (publiek, vrijwilligers, medewerkers, deelnemers)?

De antwoorden op deze vragen vormen een steeds belangrijker onderdeel van een bid. Een voorbeeld van een bid met een sterke legacy component is het WK Voetbal 2010 in Zuid-Afrika. De Zuid-Afrikanen hebben in het bid sterk ingezet op de ontwikkeling van de voetbalsport in het land. Het beoefenen van de sport draagt bij aan de verbroedering van de samenleving.

Profiel van de bidorganisatie en het aanvaarden van financiële verantwoordelijkheid

In het haalbaarheidsonderzoek is een paragraaf opgenomen met de opzet van de organisatie van het toekomstige evenement. De opzet van de organisatie maak je in deze paragraaf van het bidboek gedetailleerder. Ook maak je de rol van de contractpartners van het evenement in de organisatie duidelijk.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Hoe gaat de organisatie om met water, energie, afval, inkoop en CO2- transport? De component maatschappelijk verantwoord ondernemen lijkt een steeds grotere factor te spelen in de besluitvorming voor het toewijzen van een evenement. In de bidfase is het belangrijk om aan te geven hoe de organisatie hiermee omgaat. Er bestaat een ‘kopgroep duurzaamheid’ bestaande uit verschillende organisaties die allen eenzelfde doel nastreven: het organiseren van duurzame sportevenementen. Hier kun je kijken om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden voor het duurzaam organiseren van een evenement.

Samenvatting conceptprogramma / wedstrijdschema

In het bidboek neem je een conceptprogramma op voor het evenement. Een aanpassing in het wedstrijdschema of programma kan een voordeel opleveren in de besluitvorming voor de internationale federatie.

Een voorbeeld van een bid waarin het wedstrijdconcept een beslissende rol heeft gespeeld is het WK waterpolo 2012. De KNZB heeft een wedstrijdformat op twee onderdelen gewijzigd. Allereerst heeft ze de keuze gemaakt om het EK te verplaatsen van de zomer 2012 naar januari 2012. In het kader van de kwalificatie voor de Olympische Spelen is deze wijziging goed ontvangen door de internationale federatie. De overige kandidaten hadden hun bidplannen gericht op een toernooi in buitenwater, waardoor de toernooiperiode in januari niet mogelijk was. Daarnaast is ervoor gekozen om het toernooischema te spreiden over twee weken in plaats van over één week, zodat het toernooi kan plaatsvinden in één venue. Hierdoor is het mogelijk om met één cameraplan te werken. Dat levert een enorme besparing op ten aanzien van de kosten voor broadcasting. Ook deze wijziging werd positief ontvangen door de internationale federatie.

Samenvatting concept side-events

De beschikbaarheid van een programma ten aanzien van vrije tijd, recreatie en cultuur voegt waarde toe aan een evenement. De bidorganisatie kan daarom onderzoek doen naar de mogelijke locatie en duur van recreatieve en culturele activiteiten die aan vips, sporters en toeschouwers kunnen worden aangeboden. Deze activiteiten bieden ook kansen voor betrokkenheid van de lokale bevolking.

In samenwerking met de partners van het evenement, bijvoorbeeld de gemeente en de sportbond, kun je een programma opstellen dat bijdraagt aan de promotie van de stad (of zelfs de regio en/of provincie), het evenement en de sport in het bijzonder. Te denken valt aan talentdagen, congressen, symposia, bijscholingscursussen et cetera. Het bezoek aan een side-event kun je dan koppelen aan een bezoek aan het evenement.

Details van het plan

Wedstrijd- en training venues

De selectie van de wedstrijdaccommodaties zal een bepalende factor zijn bij de beoordeling van de bids. De geografische ligging van de wedstrijdaccommodaties bepaalt de werking van het evenement. Nabijheid van wedstrijd-, trainings- en verblijfaccommodaties, alsook media en perscentra, moeten daarom ook nader worden omschreven. De concentratie van evenementaccommodaties heeft de voorkeur, aangezien het de operationele planning voor het evenement verlicht.

Faciliteiten

De belangrijkste factoren waar evenementeigenaren rekening mee moeten houden bij het aanwijzen van een gaststad voor een evenement zijn: de grootte, de staat en capaciteit van de faciliteiten en de infrastructuur. Ook de ervaring in het organiseren van evenementen is belangrijk. Een bidorganisatie die ten tijde van het bid bestaande accommodaties kan presenteren, heeft een voordeel ten opzichte van een bidorganisatie met bouwplannen voor geschikte accommodatie.

Details van de bestaande faciliteiten moeten wellicht worden aangepast aan de eisen van het evenement. De mogelijkheden om de faciliteiten aan te passen moeten gepaard gaan met bepaalde garanties:

• Goedkeuring door het land en de eigenaar van de faciliteiten voor het gebruik van de grond of voorziening;
• Goedkeuring van de gemeente voor aanpassingen;
• Bevestiging van de sportbond dat de veranderingen voldoen aan de eisen van het evenement;
• Bevestiging dat de aanpassingen op tijd klaar zullen zijn;
• Er wordt voldaan aan de verlichtings-, ruimte-, ventilatie- en beveiligingseisen.

Venue kenmerken

Van elke locatie moet worden beschreven welke aspecten van invloed zijn op de effectieve organisatie van de wedstrijden. De aspecten moeten in overeenstemming zijn met de eisen van de internationale federatie:

• De oriëntatie van de locatie en het wedstrijdgebied;
• Omvang en afmetingen;
• Speelveld en vloeren;
• Toegang tot en het verlaten van de accommodatie;
• Activiteitenzones binnen de accommodatie. Hierbij moet er speciale aandacht worden besteed aan de behoeften en transfers van sporters, officials, scheidsrechters, media, toeschouwers en vips;
• Beveiligingsplannen voor de wedstrijdaccommodatie.

Het is aan te bevelen om op een verkleinde kaart de locaties aan te geven van:

• De plaats van de venues(s) en hotelaccommodatie(s);
• Het mediacentrum (indien van toepassing);
• De trainingsaccommodatie(s);
• De media, vip- en sponsorgebieden.

Daarnaast moet er een indicatie gegeven worden van:

• Gebruikte transportroutes;
• Afstanden in kilometers tussen de verschillende accommodaties/plaatsen;
• Gemiddelde reistijd tussen deze accommodaties/plaatsen.

Er dient ook aangegeven te worden hoe de huidige situatie van de faciliteiten is en de toekomstige plannen hiervoor:

• Details van de faciliteiten die er zijn;
• Details van renovaties die vereist zijn (gesplitst in kleine en grote renovaties met een tijdspad);
• Details van de faciliteiten die nog niet gebouwd zijn en het tijdspad voor de bouw.

Er moet een duidelijke indicatie van garanties worden gegeven. Dit houdt in dat de juiste autoriteiten aan moeten geven dat de faciliteiten gereed zijn zodra het evenement wordt toegewezen.

Trainingslocaties

De meeste sportevenementen, in het bijzonder de mega-evenementen, vereisen een reeks van trainingslocaties voor sporters gedurende een evenement. Het is absoluut noodzakelijk dat de sporters in staat zijn te trainen op een locatie die voldoet aan de wedstrijdeisen. Een duidelijk voorbeeld is zwemmen. Er kan niet verwacht worden dat atleten trainen in een 25m bad als de sporters een wedstrijd hebben in een 50m bad. Om deze reden moeten de trainingsaccommodaties voldoen aan de eisen van de wedstrijdaccommodaties.

Transport

De sleutel tot het organiseren van een succesvol evenement is een effectief en efficiënt vervoersplan, omdat de meeste activiteiten voor het evenement hieraan gekoppeld zijn. Naast het vervoer van de vips, deelnemers, scheidsrechters en de media, moet je ook aandacht besteden aan de uitvoering van een vervoersplan voor toeschouwers. Hierbij moet je rekening houden met het aantal verwachte toeschouwers dat het evenement naar verwachting zal bijwonen en het risico van hun bewegingen ten opzichte van het vervoer van atleten, officials en vips. Het uitvoeren van een geïntegreerd vervoers- en verkeersplan is cruciaal om een minimaal conflict tussen de verschillende sectoren te garanderen.

Reizen naar organiserende stad/steden

Goede toegankelijkheid van de stad of steden door de lucht, over de weg, via het spoor en over zee moet worden bewezen. Deelnemers en bezoekers aan het evenement reizen er normaal gesproken per vliegtuig naartoe. Om deze reden kan de organisatie kijken naar garanties van de nationale en internationale luchtvaartmaatschappijen die kunnen ondersteunen in het bid. Deze luchtvaartmaatschappijen kunnen ook in staat zijn een geconcentreerde toestroom van passagiers te beheren op hun luchtvaartmaatschappij voor de duur van het evenement. Voor bepaalde evenementen moet gespecialiseerde apparatuur worden vervoerd, zoals rolstoelen voor evenementen voor mensen met een beperking, fietsen, paarden, boten en zeilen, stokken voor polsstokhoogspringen. Daarom moeten er garanties ingewonnen worden bij de luchtvaartmaatschappijen en de luchthavens zodat deelnemers, vips, toeschouwers en goederen op de juiste tijd op de juiste plaats kunnen zijn.

Bidplannen kunnen nodig zijn voor een goed begrip van het volgende:

• Gebruik van verschillende luchthavens bewijzen;
• Aantal personen en de verwachte aankomsten;
• Plannen voor onderhoud en verbetering van bestaande wegennet;
• Voorbereidende werkzaamheden plannen met de belangrijkste belanghebbenden en dienstverleners;
• Operationele plannen voor het vervoer van materiaal en bagage;
• Douaneformaliteiten en controle van de reisdocumenten. Plannen in verband met het vertrek. Ook al is dit vergelijkbaar met aankomsten, want dit kan complexer zijn, omdat het aantal mensen dat het evenement verlaat waarschijnlijk geconcentreerd zit in een bepaalde periode. Daarom kan een apart vertrekplan worden verplicht om rekening te houden met deze bijzondere eisen.

Reizen in en rond de organiserende stad/steden

Een veilig, betrouwbaar, effectief en efficiënt vervoersplan moet worden ontwikkeld om aan te tonen dat:

1. Vips in staat zijn vrijuit te bewegen rondom en in de stad;
2. Sporters in staat zijn op tijd vrij te bewegen naar wedstrijd- en trainingsaccommodaties;
3. Toeschouwers kunnen hun bestemming efficiënt en veilig

Tussen de locatie van faciliteiten, accommodatie en het vervoersplan moet een directe relatie zijn. Als de wedstrijdaccommodaties verspreid zijn, moet de vraag van een gemakkelijke toegang, reistijden, efficiëntie en veiligheid worden beantwoord. Als de wedstrijdaccommodaties dicht bij elkaar liggen, moet de vraag van verkeersopstopping in de stad en rond de wedstrijdaccommodaties worden beantwoord. Verschillende verkeersmanagementplannen zijn vereist voor de doelgroepen van het evenement:

• Vips
• Sporters
• Officials
• Toeschouwers
• Sponsoren
• Vrijwilligers
• Media

Openbaar vervoer en kaartverkoop

De rol van het openbaar vervoer is essentieel voor het effectief beheer van grote evenementen. De onderhandelingen over een gezamenlijk ticketingsysteem kunnen worden ingesteld wanneer de kosten van het openbaar vervoer ofwel zijn inbegrepen in de prijs van het toegangsbewijs ofwel zijn verlaagd op de productie van het toegangsbewijs. Een pas voor openbaar vervoer voor toeristen kan ook een optie zijn. Deze maatregelen zijn allemaal om het bijwonen van het evenementen zo makkelijk en plezierig mogelijk te maken. Hierbij kun je een link leggen met de paragraaf die betrekking heeft op duurzaamheid en milieu. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het optimaal inzetten van openbaar vervoer.

Vervoer voor mensen met een handicap

Veel plannen vergeten aandacht te geven aan vervoer voor mensen met een handicap. Toch is het noodzakelijk dat specifieke opties voor het vervoer van personen met een handicap worden opgenomen in het plan.

Extra infrastructuur

De sporters staan centraal bij de organisatie van een evenement. De organisatie van het evenement moet daarom voorzien in een optimale voorbereiding en wedstrijdvoorwaarden. Het is dan ook belangrijk om dit thema door de hele planning van onder andere de faciliteiten, bevoorrading van materiaal, accommodatie, transport en voedsel te laten lopen. Het organiseren van een evenement kan faciliteiten vereisen die mogelijk niet op permanente basis nodig zijn. Het is noodzakelijk dat organisatoren deze behoeften herkennen tijdens de bidstap en aangeven dat hieraan aandacht wordt besteed. Bijvoorbeeld tijdelijke zitplaatsen, toiletten, beveiliging, hekwerken en tenten. In bepaalde gevallen kan een tijdelijke trainings- of wedstrijdlocatie nodig zijn. Deze moeten duidelijk beschreven zijn, inclusief de garanties.

Hotelaccommodatie

De bidorganisatie is verplicht gedetailleerde plannen voor accommodatie van vips, sporters, officials, media en toeschouwers aan te leveren. Inclusief de volgende informatie:

1. Verwacht aantal vips, deelnemers, officials, media en toeschouwers;
2. Aantal en kwaliteit van hotelkamers die beschikbaar zijn (eenpersoons-, tweepersoons-, en gemeenschappelijke kamers);
3. Andere vormen en normen van accommodaties die beschikbaar zijn, bijvoorbeeld Bed & Breakfast, jeugdherbergen enzovoorts.

Geef aan welke accommodaties beschikbaar zijn voor:

• Sporters;
• Officials en scheidsrechters;
• Vips;
• Media;
• Sponsors;
• Vrijwilligers;
• Afstanden in kilometers en reistijden tussen de accommodaties, hoofdkantoor, wedstrijdlocaties, trainingslocaties en gebieden voor entertainment en recreatie;
• Hoeveel van deze zijn geschikt voor mindervalide mensen;
• Indien noodzakelijk, verstrek informatie over de mogelijkheden van recreatiegebieden, kerken, winkels en diverse andere diensten;
• Details van de beveiligingsmaatregelen die worden toegepast op alle locaties;
• Hoe wordt omgegaan met aankomst en vertrek.

Veiligheid

De evenementeigenaar moet de garantie hebben dat het evenement kan plaatsvinden zonder veiligheidsrisico’s en dat de organisatie een veilige omgeving kan verzorgen voor alle deelnemers, toeschouwers, vips, media en sponsors. Evenementeigenaren zullen erkennen dat niet alle risico’s kunnen worden vermeden, maar moeten wel verzekerd zijn dat de beveiliging van het evenement elke uitdaging aan kan.

Het bid kan de volgende informatie bevatten:

1. Statistieken over criminaliteit in het land en de organiserende stad/steden. Een uitleg van de preventieve maatregelen die zijn getroffen of zullen worden getroffen door de bevoegde instanties om deze uitdaging aan te gaan
2. Een lijst van de bevoegde autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de verschillende aspecten van veiligheid voor de duur van het evenement. Een indicatie van de coördinatie tussen de overheden en de particuliere beveiligingsbedrijven als deze ingezet gaan worden. Het is ook noodzakelijk om aan te geven welke bevoegdheden de organisatie heeft in relatie tot deze autoriteiten.
3. Voorbeelden van veiligheidsmaatregelen die getroffen waren door grote evenementen die eerder georganiseerd zijn in het land, in de organiserende stad/steden en hun effectiviteit hiervan.
4. Garanties van de relevante autoriteiten die de verantwoordelijkheid dragen van de benodigde beveiliging.

Medische diensten en gezondheid

Tijdens het evenement kan er een toestroom zijn van een groot aantal mensen uit verschillende culturen uit diverse delen van de wereld. Daarom moet de bidorganisatie de evenementeigenaar ervan overtuigen dat alles kan worden aangepakt. Van de diensten die worden gebruikt, zoals sportgeneeskunde, algemene gezondheidszorg, spoedeisende hulp en dopingcontrole wordt gevraagd om zich voor te bereiden en professioneel op te stellen. De bidorganisatie moet kunnen aantonen dat aan de behoeften van het evenement op het gebied van infrastructuur, toegankelijkheid en personeel wordt voldaan door de medische en gezondheidsdiensten, bovenop de diensten die gewoonlijk worden aangeboden aan de lokale bevolking. Een kritische vraag die beantwoord moet worden is: kunnen de medische en gezondheidsdiensten omgaan met de grote toestroom van deelnemers, vips en toeschouwers?

Marketingplan

Zodra bovenstaand plan is uitgewerkt, is marketing de volgende uitdaging. Evenementeigenaren moeten weten dat de organisatie de mogelijkheid heeft het evenement op de markt te brengen. Niemand wil lege stadions op tv zien bij internationale sportprogramma’s. Sponsoring is een centraal onderdeel binnen marketing.

Sponsoring

Sponsoring is wanneer een bedrijf of een individu geld betaalt of services aanbiedt, zoals producten of expertise, in ruil voor erkenning tijdens het evenement. Bedrijven moeten zeker zijn dat hun investering werkt. Door de aankoop van advertentieruimte en sponsoring, koopt een klant een gegarandeerd bedrag aan exposure.

De sponsormogelijkheden in de bidstap zijn vaak beperkt, omdat de internationale federatie beperkingen oplegt met betrekking tot de exposure (gebruik van de naam van het evenement, het logo van het evenement et cetera), of omdat er reeds sponsorcontracten door de internationale federatie afgesloten zijn, die in strijd zijn met die van de bond. Het is raadzaam om dit in een vroeg stadium duidelijk te krijgen.        

Mediaplan

Grote evenementen, met name sportevenementen, trekken meestal grote hoeveelheden nationale en internationale belangstelling van de media, radio en televisie. Om een geslaagd evenement te waarborgen, moet er een efficiënt en effectief communicatieplan zijn, dat zorgt voor een betrouwbare lokale, nationale en internationale communicatie. Een mediacentrum is hierbij van groot belang. Hoewel de locatie van het uitzendcentrum niet kritiek is voor de werking ervan, is de locatie van het mediacentrum erg belangrijk. Deze plaats moet toegankelijk zijn voor de media en in de nabijheid van hun eigen accommodatie alsook de wedstrijdaccommodaties zijn. De evenementeigenaar zal de huidige stand van techniek en omroepcapaciteit, infrastructuur, ervaring en voorgestelde verbeteringen willen weten.

Host broadcasting

De productie van het tv-signaal en het beschikbaar stellen van het signaal aan de wereld bepaalt voor een groot deel de exposure van het evenement (en daarmee de exposure voor de sponsoren en partners). In de bidstap wordt bij voorkeur een contract gesloten met een host broadcasting partij. De internationale federatie stelt in veel gevallen eisen aan het cameraplan om de kwaliteit van de productie van het signaal te waarborgen. Het is daarnaast aan te raden om al in de bidstap na te denken over de verspreiding van het signaal via TV en internet. 

Financiële plannen en budget

De financiële kosten om het evenement te hosten moeten duidelijk gepresenteerd worden in het plan. In de haalbaarheidsfase is reeds een sluitende begroting opgesteld. In de bidstap wordt deze begroting verder onderbouwd en gespecificeerd door offertes, afspraken en/of sponsor- supplierovereenkomsten.

We raden om drie begrotingen op te stellen:

1. Een minimale variant. De koers die ingezet wordt voordat de inkomsten gerealiseerd zijn die onzeker zijn, zoals sponsoring/kaartverkoop
2. Een reële variant. De koers die wordt ingezet zodra de begrote inkomsten binnen zijn gehaald.
3. Een maximale Dit is de koers die wordt ingezet zodra de inkomsten boven verwachting worden binnengehaald.