Inleiding

De eisen die internationale federaties aan de bidprocessen stellen, verschillen per federatie. Soms is alleen het melden van de ambitie voldoende, terwijl er bij andere sporten een bidboek en bidpresentatie nodig is. Eén onderdeel is bij elk bidproces hetzelfde, namelijk het beantwoorden van de volgende vragen: waarom willen wij het evenement naar Nederland halen? En, is dit ook echt haalbaar?

Een essentieel onderdeel om tot een realistisch plan te kunnen komen, is het doen van een haalbaarheidsonderzoek. Evenementenorganisatoren slaan dit in de praktijk vaak over, maar het is wel belangrijk. Een haalbaarheidsonderzoek maakt namelijk duidelijk aan welke vereisten een gastland moet voldoen. Ook geeft het antwoord op de vraag of de evenementenorganisator financieel en organisatorisch aan deze vereisten kan voldoen. Wanneer blijkt dat de ambities inderdaad realistisch zijn, kan de evenementenorganisator doorgaan met het bid.

Eigenlijk is een bid in essentie een communicatieproject, want met behulp van een heldere missie, een overtuigend verhaal en een goede communicatiestrategie, probeer je de belangrijkste beslissers te overtuigen dat Nederland de beste kandidaat is om het evenement te organiseren. Belangrijke vragen hierbinnen zijn: welke toegevoegde waarde heeft het evenement voor ons land of de sport? En welke toegevoegde waarde kan ons land voor het evenement hebben?

In de volgende hoofdstukken nemen we je stap voor stap mee in wat er komt kijken bij het doen van een haalbaarheidsonderzoek en het uitbrengen van een bid op een sportevenement. Dit begint bij de oriëntatie en eindigt bij de evaluatie.

Eerst denken, dan doen!

Als organisator van een groot evenement is het verleidelijk om gelijk aan de slag te gaan. Toch is het in de eerste fase erg belangrijk om te beseffen wat er allemaal nodig is om het evenement tot een succesvol einde te brengen en je eerst goed voor te bereiden. Dat is eenvoudiger wanneer het grote project is verdeeld in fasen en stappen. Alle stappen uit de ambitiefase leggen we hieronder kort uit, zodat het een duidelijk beeld geeft van wat ze inhouden. Vervolgens worden deze stappen uitgebreider uitgelegd in losse hoofdstukken.

Goed om in je achterhoofd te houden, is dat het onderdeel ‘Ambitie’ voor een groot evenement veel grootschaliger kan zijn dan voor een kleiner evenement. De stappen die we hieronder hebben beschreven, zijn geen blauwdruk, maar wel handig om te gebruiken als leidraad bij het inrichten van het bidproces.