Inleiding

Het bidproces start met het opzetten van een organisatie die gestructureerd te werk gaat. Een bid is meer dan een mooi bidboek of een brief van een staatssecretaris. Het is een presentatie van de organisatie en het land. Het moet een overtuigende boodschap zijn waaruit ervaring, expertise en ambitie spreekt.

Het haalbaarheidsonderzoek speelt een grote rol in het vormgeven van het bid. Wanneer het stappenplan uit de Modelaanpak tot nu toe is gevolgd, is er nu veel informatie bekend vanuit het haalbaarheidsonderzoek. Dit kun je nu inzetten voor het opstellen van het projectplan. Dit plan dient als basis voor het vormgeven van het bid. 

In de haalbaarheidsstap is een bestuurlijke stuurgroep benoemd, waarin de directeur van de sportbond de positie van secretaris bekleedt. De directeur is ook voorzitter van de werkgroep die het haalbaarheidsonderzoek heeft uitgevoerd. We raden aan om deze werkgroep ook in te zetten als werkgroep voor het vormgeven van het bid, indien nodig aangevuld met iemand van de potentiële gaststad/steden. Hierdoor blijft de opgedane kennis uit het haalbaarheidsonderzoek bewaard, zodat daarop kan worden voortgebouwd. Ook zijn de actoren dan goed vertegenwoordigd. De stuurgroep blijft tijdens het project het hoogste adviesorgaan.

De volgende onderdelen zijn duidelijk geworden door het haalbaarheidsonderzoek:

• Het doel van het binnenhalen van het evenement is bepaald;
• De eisen van de internationale federatie zijn in kaart gebracht en op haalbaarheid getoetst;
• De (potentiële) gaststad of gaststeden zijn bepaald én betrokken;
• De (potentiële) accommodaties (hotels en venues) zijn gekozen. Ook is er zicht op eventuele aanpassingen die nodig zijn om de accommodaties geschikt te maken voor het evenement;
• Er is geïnventariseerd wie de belangrijkste concurrenten zijn in het traject en het is duidelijk op welke aspecten Nederland zich kan onderscheiden;
• Er is een sluitende, onderbouwde en realistische begroting waaruit helder wordt welke kosten er gemoeid zijn met de organisatie van het evenement en op welke wijze het project gefinancierd kan worden;
• Er is voldoende draagvlak bij de betrokken interne en externe partijen om tot een bid over te gaan.

Stappenplan

Wanneer er op basis van het haalbaarheidsonderzoek een positief besluit is genomen, is het belangrijk om het project zo snel mogelijk verder in te richten. Tot nu toe is hier globaal over nagedacht. Om het concreter te maken, volgen de stappen:

1. Organisatievorm kiezen.
2. Projectplan maken. Dit geeft de belangrijkste kaders van het project aan en zorgt voor een gezamenlijk vertrekpunt.
3. Personeelsplan maken. Hierin staat beschreven welke personen bij het uitbrengen van het bid betrokken zijn en wat hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn.
4. Een sluitende en onderbouwde projectbegroting maken. Hieruit wordt helder welke kosten er met het project gemoeid zijn en hoe het project gefinancierd gaat worden.