Projectbegroting
Menu
Financieel gezien moet het bid ook als een project worden benaderd. Het is belangrijk om een sluitende en onderbouwde projectbegroting voor het bidproject te maken. Uit deze begroting moet duidelijk worden welke kosten er met welk project zijn gemoeid en hoe het project gefinancierd gaat worden.
Vanuit het haalbaarheidsonderzoek is er al veel informatie over de kosten van het bid bekend. Vanuit deze generieke informatie kom je tot een gedetailleerde projectbegroting voor het bid en zijn ook al de contouren helder geworden van de te verwachten kosten en baten die met de organisatie van het evenement gemoeid zullen zijn.
Om evenementenorganisatoren te helpen bij het opstellen van een projectbegroting is door het Ministerie van VWS een begrotingsmodel opgesteld. Dit begrotingsmodel helpt om in de fasen van het evenement (ambitie en bid toegekend) een gedetailleerde projectbegroting op te stellen. Om in aanmerking te komen voor een rijksbijdrage voor een sportevenement is het gebruik van dit begrotingsmodel een vereiste en is er een subsidieregeling opgesteld. Het begrotingsmodel en de subsidieregeling zijn hieronder te downloaden.
In dit hoofdstuk behandelen we beknopt een aantal tips en tricks voor de penningmeester voor het opstellen van een projectbegroting. Later in de fase 'organiseren' wordt er dieper ingegaan op de projectbegroting en het managen hiervan.
Tips & tricks voor het opstellen van een begroting
- Maak een reële begroting. Probeer zoveel mogelijk begrotingsgetallen te baseren op ervaringsgegevens en probeer gegevens van eerdere organisatoren van het betreffende evenement te bekijken bij de goede voorbeelden. Gegevens van organisatoren van andere soort (sport)evenementen die georganiseerd zijn in dezelfde stad of op dezelfde locatie kunnen waardevolle informatie opleveren.
- Begroot verstandig. Dit doe je door inkomsten laag te begroten en uitgaven hoog. Hierdoor zullen meevallers aan beide kanten ook echt meevallers zijn en hebben tegenvallers een minder grote negatieve impact.
- Let op: Een eventuele verkregen subsidie van VWS dient als sluitpost op de begroting. Mocht er aan het einde van het evenement blijken geld over te zijn, moet dit bedrag worden teruggestort, dit geld verdwijnt in de staatskas. Het is dus wel belangrijk om realistisch te begroten zodat zo min mogelijk geld terugvloeit!
- Houd rekening met btw bij het opstellen van de begroting. Dit kan namelijk een grote invloed hebben op de begroting. Voor meer informatie over vrijstellingen, belastingplichten en aftrekposten verwijzen wij naar de site van de Belastingdienst.
- Geef voldoende aandacht aan:
- Begroot uitgaven altijd inclusief btw;
- Begroot inkomsten die worden gerealiseerd exclusief btw, want deze moeten immers worden afgedragen
- Houd rekening met loonkosten. Het organiseren van een evenement is mensenwerk. Als er mensen in de organisatie meelopen die loon ontvangen kan er sprake zijn van dienstbetrekking. De inschatting of er sprake is van een dienstbetrekking staat los van of de betreffende persoon daadwerkelijk in dienst is bij de organisatie. Op de site van de Belastingdienst staat veel informatie over dit aspect die van grote invloed kan zijn op de begroting van het evenement. Kijk voor meer info op de site van de Belastingdienst over loonheffing.
