Stappenplan

Stap 1: Management tijdens het evenement

Het managen van het evenement vindt op hoofdlijnen plaats. Hierbij grijpen we terug op de hoofdlijnen van de organisatiestructuur. De managers van de vijf hoofdlijnen dienen vrij te zijn van operationele activiteiten. Zij moeten aanspreekbaar zijn voor de clustercoördinatoren. Deze laatste zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten. Zij sturen de verschillende teams binnen de clusters aan. Bij vragen van medewerkers zijn de clustercoördinatoren het eerste aanspreekpunt. Officemanagement en planning & control houden zich bezig met de ondersteuning van de werkomgeving van de organisatie.

De toernooidirectie houdt zich bezig met het in grote lijnen bewaken van het evenement. In voorkomende gevallen spreekt hij of zij de managers aan op inhoud. De toernooidirectie stuurt niet direct clustercoördinatoren of medewerkers/vrijwilligers aan. Om de grote lijnen van het evenement te kunnen bewaken, zal tijdens het evenement van verschillende overlegstructuren gebruik gemaakt worden. In de volgende paragraaf wordt hier verder op in gegaan.

Stap 2: Verloop van het evenement

De toernooidirectie houdt het verloop van het evenement in de gaten. Voorafgaand zijn de verschillende zaken al uitgedacht die bij de uitvoering van het evenement komen kijken (opbouw, ontvangst internationale gasten, afbouw etc.). Tijdens het evenement doorlopen deze verschillende fasen zich vrij natuurlijk. De toernooidirectie houdt hierin een vinger aan de pols.

Opbouw, aankomst lokale organisatie en Internationale Federatie
De opbouw van de evenementfaciliteiten begint, afhankelijk van het aantal en grootte van faciliteiten, één tot meerdere dagen voor de aankomst van de eerste landen. Het is belangrijk om de verschillende onderdelen van de opbouw goed op elkaar af te stemmen, zodat leveranciers elkaar niet in de weg gaan lopen en de beschikbare tijd zo efficiënt mogelijk wordt benut. Er zal altijd een deadline zijn, vaak gedicteerd door de Internationale Federatie, waarop alle venues moeten worden opgeleverd voor inspectie.

Ontvangst buitenlandse bezoekers
De aankomst van buitenlandse bezoekers (landen, media etc.) markeert het moment waarop de organisatie zich openbaart aan de eerste doelgroepen. Vanaf dit moment is het evenement echt begonnen. Het is van belang dat buitenlandse bezoekers zo snel mogelijk voorzien zijn van de voor hen belangrijkste zaken van dat moment: transport, accommodatie, informatie en accreditatie.

Voorbereidende vergaderingen
Vaak zal een Internationale Federatie voorbereidende vergaderingen houden. Dit kan van het bestuur zijn, maar ook vaak van verschillende commissies. Over het algemeen is de lokale organisatie voorzien van informatie over de planning en benodigde faciliteiten hiervoor. Het cluster ‘ontvangst delegaties’ speelt hier een belangrijke rol in en de clustercoördinator en medewerker(s) dienen deze vergaderingen goed te faciliteren.

Voorbereidende activiteiten (loting, persconferentie, weging, technische keuring)
Afhankelijk van de betreffende sport zullen er, voorafgaande aan de eigenlijke wedstrijden, activiteiten plaatsvinden die voorbereiden op of maatgevend zijn voor de wedstrijden. Dit kan een loting zijn voor de groeps- of afvalfase van de wedstrijden, bij sommige sporten worden wegingen van atleten verricht, bij anderen is er weer sprake van een technische keuring van materiaal. Het cluster ‘wedstrijdzaken’ is hierin leidend en betrekt andere clusters waar nodig in deze activiteiten.

Wedstrijddagen
De eerste wedstrijddag is vaak de meest hectische dag van een evenement. Op deze dag nemen alle bezoekers/doelgroepen ‘bezit’ van het gebouw en gaat hetgeen dat de organisatie heeft gepland of bedacht daadwerkelijk functioneren. Het is tevens belangrijk om goed aan tijdschema’s te houden. Zeker bij evenementen waarbij de sport via de TV live wordt uitgezonden dienen begin- en eindtijden strak gehanteerd te worden. Maar ook bij voorrondes of kwalificatiewedstrijden waarbij er geen broadcast gemoeid is, is het van belang altijd stipt op tijd aan te vangen.

Afbouw
De afbouw begint zodra de laatste bezoekers/doelgroepen de accommodatie(s) hebben verlaten. Ook hierbij is het weer belangrijk om de inzet van de leveranciers goed op elkaar af te stemmen.

Terug naar huis
Voor vertrekkende buitenlandse bezoekers is het missen van een vlucht of trein hét nachtmerriescenario. Zorg daarom dat alle vertrektijden ruim van tevoren bekend en bevestigd zijn, en dat transport geregeld is. Communiceer transporttijden bijtijds en plaats medewerkers in hotels om vertrek te begeleiden.

Stap 3: Overlegstructuren

Overlegstructuren tijdens het evenement dienen te worden ingericht. Tijdens het evenement schiet een goede afstemming van het projectteam onderling er soms bij in door de hectische omstandigheden, maar het is essentieel om wel overlegstructuren in te bouwen. Overleggen dragen bij aan het teamgevoel, het geeft inzicht in hoe het evenement verloopt en wat er elke dag moet gebeuren en het biedt de mogelijkheid om bij te sturen waar nodig.

Kick-off
Op de eerste dag dat de complete organisatie (op clusterniveau) aanwezig is, is het handig om een korte kick-off bijeenkomst te organiseren. Hierin kan de toernooidirectie nog eenmaal de missie van het toernooi onder de aandacht brengen, eenieder alvast bedanken en succes wensen.

Doorloop
Een aantal activiteiten, zoals live broadcast, medailleceremonies en andere protocollaire of entertainment handeling/activiteiten, moeten worden geoefend. Om dit mogelijk te maken dienen de functionele gebieden binnen de venues ‘clean’ te worden opgeleverd voor een bepaalde tijd. Ook is het raadzaam om medewerkers/vrijwilligers een rondleiding te geven door het gebouw en op de relevante fysieke locaties een instructie te geven van de activiteiten. Duidelijk voorbeeld hiervan is een rondgang met beveiligingsmedewerkers en/of vrijwillige stewards door het gebouw waarbij jullie bewakingsplekken bezoeken en bewakingsopdrachten toelichten.

Ochtendmeeting
Indien mogelijk, is het van toegevoegde waarde om elke ochtend tijdens het evenement kort met de clustercoördinatoren en het management bij elkaar te komen om eventuele knelpunten van een vorige dag of aandachtspunten voor de komende dag door te nemen. Een dergelijke meeting moet niet meer dan vijftien tot dertig minuten in beslag nemen.

Dagevaluatie
Aan het einde van de wedstrijddag is het van handig om met clustercoördinatoren en het management bij elkaar te komen om knelpunten en/of problemen van de voorbije dag te bespreken en ook vooruit te kijken naar de volgende dag: op welke manieren zullen eventuele knelpunten worden aangepakt?

Bij calamiteiten
Het is belangrijk om bij problemen, klachten en/of calamiteiten de afhandeling daarvan in goede banen te leiden. Hierbij is de lijn: medewerker, clustercoördinator, manager, toernooidirectie, bestuur vaak maatgevend voor de afhandeling van klachten. Het is van belang om bij problemen zo min mogelijk mensen bij de oplossing ervan te betrekken. In een stressvolle omgeving kunnen zich voordoende problemen een eigen leven gaan leiden en tot onrust binnen de organisatie leiden.

Stap 4: Rol en taakverdeling per cluster

In het draaiboek van het evenement staat in detail per activiteit de rolverdeling per cluster tijdens het evenement beschreven. Het is dan ook belangrijk om steeds met de handboeken in de hand de activiteiten ten uitvoer te brengen.