De 5 stappen

Initiatie: plan van aanpak

Tijdens deze stap begin je met het project en maak je een plan van aanpak. Je bepaalt hierin:

• De probleem- en doelstelling;
• Het uiteindelijke resultaat;
• De samenstelling van het projectteam;
• De deadline;
• Eventuele middelen, zowel intern als extern.

Daarnaast kun je nog een planning opstellen om de stappen hierna nog meer richtlijnen te geven. Neem in je plan van aanpak ook eventuele risico’s mee en bedenk hiervoor vast een oplossing. Het doel van deze stap is het verkrijgen van een gelijk vertrekpunt voor alle betrokken: wat gaan we doen, wie gaat het doen, wat willen we bereiken? Deze stap wordt afgerond na vaststelling van de projectopdracht door het bondsbestuur (opdrachtgever) en/of het bestuur van de opgerichte stichting.

Tijdplanning
Als bepaald is welke stappen er uitgevoerd moeten worden, kun je bepalen wat de start- en einddatum van elke stap is. Vanuit de uitvoeringsfase (start van het evenement) wordt terug geredeneerd. 

Definitie: organisatievorm en -inrichting

Het plan van aanpak welke in vorige stap is opgesteld ga je in deze stap concreet maken. Je houdt je hier bezig met de vraag: welke stappen moeten er doorlopen worden om tot het gewenste eindresultaat te komen? Je bepaalt hierin ook hoe je dit meetbaar maakt en op welke manier je kunt bijsturen.

 Het doel van deze stap is het verkrijgen van een compleet en concreet eisenpakket waaraan het beoogde projectresultaat moet voldoen. Dit in termen van randvoorwaarden, functionele en operationele prestaties/eisen/wensen en ontwerpbeperkingen. De stap is afgerond nadat het projectplan, de projectbegroting en het personeelsplan door het daartoe gemandateerde orgaan (bijvoorbeeld stichtingsbestuur) zijn vastgesteld.

Ontwerp: projectclusters

Vervolgens ga je aan de slag met de projectclusters. Hier maak je de concrete plannen uit de vorige stap behapbaar. Je stelt een projectstructuur en taken/projectactiviteiten op. Naast het vastleggen van de taken bepaal je ook de rollen van de projectleden en plan je tussentijdse evaluatiemomenten. Daarnaast maak je in deze stap de planning concreet, dus wanneer moet wat af zijn om de deadline op tijd te behalen? Houd hierbij ook rekening met de capaciteit van het team.

Het doel van deze stap is het verkrijgen van een gedetailleerd uitgewerkt(e) oplossing/ontwerp per cluster en het maken van een concrete vertaling naar de uitvoering. In deze stap wordt duidelijk hoe het projectresultaat er in detail uit gaat zien en wordt het organisatorisch zwaartepunt verlegd naar een lokale uitvoeringsorganisatie. Concreet betekent dit dat de organisatie zich fysiek verplaatst naar de locatie(s) waar het evenement gaat plaatsvinden. 

Uitvoering: het evenement

Na het voorbereidende werk is het nu tijd voor de uitvoering. Tijdens de uitvoering bewaakt een projectmanager de planning en stuurt regelmatig bij. Ook wordt er regelmatig gecontroleerd of iedereen alle benodigdheden heeft om zijn of haar taken te volbrengen. In sommige gevallen is er in deze stap ook veel contact met de opdrachtgever om tussentijds de voortgang te pitchen zodat hij of zij het project van feedback kan voorzien. Het goedgekeurde programma is het startpunt voor de uitvoering. Per projectonderdeel moet een manager en staf/vrijwilligers zijn ingewerkt die de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ter plaatse op zich neemt. De aankomst van de deelnemende landen/sporters, gevolgd door de werkelijke evenementperiode, vinden in deze fase plaats. Het doel is om het evenement op die manier neer te zetten zoals dit vooraf is uitgedacht.

Evaluatie: evalueren en kennisdeling

Kort na afloop van het evenement vertrekken alle medewerkers weer en sluit de projectleiding het evenement financieel en organisatorisch af met een schriftelijke evaluatie en een financiële afrekening. Het is van belang om de evaluatie ook van tevoren goed te plannen. Dit kan al starten in een vroeg stadium.

Het doel van evalueren en kennis delen is het bepalen in hoeverre de organisatie er in geslaagd is het evenement volgens de bedachte plannen uit te voeren. Daarbij wordt gekeken naar aspecten die goed zijn gegaan en die een volgende keer beter zouden kunnen. Andere organisatoren kunnen bij de organisatie van hun evenementen leren van deze opgedane kennis.