Inleiding

Projectmatig werken biedt veel voordelen. Soms is het nog onduidelijk wat er onder deze werkwijze valt, want hoe ga je dan projectmatig te werk? Ook zijn er diverse stromingen binnen projectmatig werken, zoals Agile en Scrum, maar in de basis kun je projectmatig werken efficiënt toepassen op alle projecten en taken die een duidelijke begin- en eindtijd hebben. Het gaat erom dat je op een systematische manier werkt, zodat je onderweg naar het doel geen belangrijke zaken over het hoofd ziet. Om dit op een goede manier te doen, deel je je project op in stappen.

Een project heeft de volgende kenmerken:

• Het betreft een unieke opdracht;
• Het gaat om iets eenmaligs;
• Het heeft een duidelijk begin- en een eindpunt;
• Het resultaat is duidelijk;
• Het is beperkt in tijd en er zijn budgettaire en kwaliteitsvereisten;
• Het creëert tijdelijk een nieuwe organisatie, meestal met medewerkers uit andere afdelingen of van derden. 

Een project deel je in vijf stappen in:

1. Initiatie
2. Definitie
3. Ontwerp
4. Uitvoering
5. Evaluatie

Elke stap (met uitzondering van de stap evaluatie) sluit je af met een beslisdocument. Hierin leg je de uitkomsten van zowel de inhoudelijke- als de beheersactiviteiten vast. Deze beslisdocumenten worden gebruikt om te bepalen in hoeverre het project nog bijdraagt aan de missie van het evenement. Het dient dus voornamelijk als controle op het eigen handelen.

Als duurzaamheid bijvoorbeeld een onderdeel is van de missie, heeft dat invloed op de frequentie van de pendelbus of het soort vervoersmiddelen dat wordt ingezet. Op basis van het beslisdocument kun je eventuele aanpassingen doorvoeren en bespreek je de voortgang van het project.

Een beslisdocument bevat verschillende onderdelen. Deze tabel kan als voorbeeld dienen voor je project. Uiteraard ben je zelf vrij om dingen aan te passen.