Leeswijzer

Leeswijzer

In de volgende hoofdstukken is er stap voor stap uitgelegd welke stappen de organisatie van een evenement doorloopt en welke werkzaamheden er bij elke stap komen kijken.

Het eerste hoofdstuk start met een introductie tot projectmatig werken, waar handvaten het makkelijker maken om een project te faseren en beheersen. In relatie tot beheersen gaat de informatie dieper in op twee processen: het voeren van planning en controle en het maken van een risicoanalyse. 

In het tweede hoofdstuk is aandacht voor het kiezen van een organisatievorm en het creëren van een gezamenlijk startpunt voor de projectorganisatie. Dit laatste gebeurt middels een projectplan, waarin men onder andere een missie, visie, personeelsplan en projectbegroting opneemt. Ook is dit het moment om in het projectplan de clusters en deelprojecten te definiëren die onderdeel van het project zijn. 

Clusters en deelprojecten vormen als het ware de bouwstenen van de evenementenorganisatie. Hoewel binnen elk evenement een aantal sport specifieke vragen speelt, krijgt elke evenementenorganisator in grote lijnen met dezelfde uitdagingen te maken. Deze uitdagingen zijn binnen de Modelaanpak in clusters gevat: planning en controle, externe betrekkingen, communicatie, tv-registratie, mediazaken, sponsoring, hospitality, wedstrijdzaken, medische zorg, ceremonies, infrastructuur en logistiek, kaartverkoop, ICT, transport, hotelaccommodatie, accreditatie, veiligheid, ontvangsten delegaties, catering, vrijwilligers, team services en kantoor. 

In het derde hoofdstuk is er uitgebreid aandacht voor de uitdagingen die rondom elk van deze clusters spelen. Met name voor projectmanagers die één of meerdere clusters onder zich hebben, biedt dit hoofdstuk praktische handvatten en tips en tricks voor de uitvoering van de specifieke projecten; van het opstellen van een strategie tot het schrijven van draaiboeken en het voorbereiden van vrijwilligers. 

In het vierde hoofdstuk is er aandacht voor een aantal organisatorische vraagstukken die tijdens het evenement kunnen spelen. Het laatste hoofdstuk zal tot slot ingaan op het vastleggen van de leerervaringen voor de toekomst. 

Alle hoofdstukken sluiten af met een checklist, zodat nog een keer kan worden nagegaan of de belangrijkste informatie is begrepen.  

Het is belangrijk te realiseren dat de Modelaanpak een leidraad is en geen blauwdruk die één op één kan worden uitgevoerd. Het is een manier van denken die sportbonden en andere evenementenorganisatoren op weg kan helpen; vanaf het moment dat het idee (de ambitie) ontstaat om een evenement te organiseren tot aan het moment dat het idee is afgelopen en de opgedane kennis moet worden vastgelegd.