Missie en visie

Formuleren van een missie

Elke organisatie, ongeacht sector en grootte, staat ergens voor en wil graag iets bereiken. Dit omschrijf je in de missie van de organisatie. De missie geeft in grote lijnen antwoord op vragen als: wat zijn onze kernactiviteiten? En, wat voor soort organisatie zijn we en willen we worden? Het is belangrijk om de missie van de organisatie te beschrijven. Doe je dit niet, dan loop je het risico om verkeerde beslissingen te nemen. Een missieomschrijving heeft zowel een externe als een interne functie. Enerzijds kan de missieomschrijving door de organisatie worden ingezet om de onderneming te profileren (externe functie) en anderzijds kan de missie gebruikt worden om het personeel te motiveren (interne functie). De belangrijkste functie van de missie is om richting te geven aan een organisatie.

 Wat de organisatie wil bereiken met het evenement vat je dus samen in een missie. Vragen waarbij je stil moet staan bij het formuleren van de missie zijn:

• Hoe willen we het organiseren?
• Welk serviceniveau willen we bieden?
• Hoe willen we dat mensen tegen het evenement aankijken?
• Welke impact willen we dat het evenement heeft op de sport en/of sportbond?

Bij het formuleren van een missie moeten keuzes worden gemaakt in de antwoorden op de vele vragen die we onszelf over het evenement kunnen stellen.

Het is een taak van de organisatie van het evenement om de missie te formuleren. De missie is de basis, waaruit vervolgens de doelstellingen worden afgeleid. De missie moet daarom gebaseerd zijn op de ideeën, opvattingen en ambities die de organisatie wil delen. Het is van belang dat de medewerkers/vrijwilligers achter de missie staan. Om deze reden moeten medewerkers en andere belanghebbenden betrokken worden bij de totstandkoming van de missie.

Bij het formuleren van een missie moeten de volgende kenmerken terugkomen:

• Kwalitatief
• Idealistisch
• Consistent
• Richtinggevend
• Committerend
• Vaag/globaal

Wanneer de missie is geformuleerd, kun je deze met onderstaande checklist controleren:

• Waar staat de organisatie voor?
• Wat is haar bijdrage aan haar omgeving?
• Waarin onderscheidt de organisatie zich van andere soortgelijke organisaties?
• Heeft de missie draagvlak bij stakeholders?
• Is de missie richtinggevend voor het doen en laten van iedereen in de organisatie?
• Kunnen uit de missie SMART doelstellingen worden afgeleid, zowel voor de organisatie als geheel als voor individuele betrokkenen?
• Is de missie inspirerend en enthousiasmerend?
• Vormt de missie een kapstok met haakjes waar de doelstellingen en activiteiten aan gehangen kunnen worden?

Stappenplan voor het formuleren van een missie

Het bepalen van de missie kan aan de hand van verschillende stappen die hieronder worden besproken.

Stap 1: Brainstormsessie
Organiseer een brainstormsessie voor medewerkers, stakeholders en andere belanghebbenden. Tijdens de brainstorm staan een aantal vragen centraal: Wat zijn de dromen, ambities en doelen van de belangrijkste belanghebbenden: welke richting willen zij uit?

Stel elkaar de vraag welke inhoud je terug wilt zien in de krantenkoppen op de dag na het evenement. Behandel hiervoor onderstaande vragen:

• Wat zijn we voor een organisatie?
• Wat willen we met het evenement uitstralen?
• Waarom en wanneer kan iemand trots zijn een bijdrage te hebben geleverd aan dit evenement?
• Waarin onderscheiden we ons evenement met evenementen van concurrenten?
• Met welk muziekinstrument of welke auto, dier of kleur is onze organisatie te vergelijken?

De antwoorden op de vragen kunnen in deelgroepen worden uitgewerkt en vervolgens plenair worden teruggekoppeld. Probeer aan het einde van de brainstormsessie te komen tot een conceptmissie waar de aanwezigen zich in herkennen.

Stap 2: Concept missie
Werk op één A4-tje een conceptmissie uit en deel het concept met de medewerkers en belanghebbenden. Scherp het concept nader aan.

Stap 3: Kernwaarden/merkwaarden
Uit de voorgaande twee punten zijn de kern- of merkwaarden van het evenement te filteren. Dit zijn enkele woorden waaraan de uiteindelijke doelstellingen, plannen, ideeën en activiteiten getoetst kunnen worden en die de kern van de missie weergeven.

Stap 4: Vaststellen van de missie
Stel als MT en bestuur de missie en de kapstokhaken vast en leg dit allemaal uit.

Formuleren van doelstellingen

Nu de missie is geformuleerd, kunnen de doelen voor het evenement worden vastgesteld. Een doel is het concreet omschrijven van het resultaat dat je wilt bereiken in een bepaalde periode, zodat iedereen weet of de aanpak op de vooropgestelde termijn al dan niet succesvol is.

De doelstellingen kun je uit de kapstokwoorden in de missie afleiden. Aan iedere doelstelling wordt vervolgens een concreet actieplan gekoppeld. Zorg bij het formuleren van de doelstellingen dat ze onderling consistent zijn. Bovendien worden doelstellingen vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd. Om succesvol leiding te geven moet je zoveel mogelijk SMART doelen stellen.

Een doelstelling die SMART is omschreven, is richtinggevend voor zowel de organisatie als de betrokkenen. Het geeft aan wat en wanneer je wilt bereiken. Door een doelstelling SMART te formuleren is de kans groter dat er in de praktijk iets van terecht komt. De afkorting SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

Specifiek
De eerste letter van SMART staat voor specifiek. Het is hierbij van belang dat de doelstelling concreet en ondubbelzinnig wordt omschreven. Een heldere doelstelling geeft antwoord op de zes w-vragen:

• Wat willen we bereiken?
• Wie zijn erbij betrokken?
• Waar gaan we het doen?
• Wanneer gebeurt het?
• Welke delen van de doelstelling zijn essentieel?
• Waarom willen we dit doel bereiken?

Een specifiek omschreven doelstelling laat de betrokkenen een duidelijk verband zien tussen de doelstelling en de activiteiten die van hen gevraagd worden. Hoe preciezer een doelstelling wordt omschreven, hoe makkelijker invulling aan de doelstelling kan worden gegeven.

Meetbaar
Wanneer een doelstelling meetbaar is, zorgt dat ervoor dat het geheel overzichtelijk is en dat vervolgens het resultaat zichtbaar is. Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Een SMART-doelstelling is normerend: het is een maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen. Doe zo mogelijk een nulmeting, om de startsituatie te bepalen.

Acceptabel
Is er draagvlak voor wat we doen? Is het in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de organisatie? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? Draagvlak of steun voor wat de organisatie van het evenement gaat doen is belangrijk, daarom is het essentieel om hierbij stil te staan.

Soms wordt de ‘A’ in SMART ook wel uitgelegd als “Aanwijsbaar”. Daarmee wordt bedoeld dat duidelijk moet zijn wie wat moet doen om het doel te bereiken. En een andere uitleg voor de ‘A’ is “Activerend” of “Actiegericht”: de doelstelling moet uitnodigen tot actie en energie losmaken. De doelstelling moet positief geformuleerd zijn. Er moet een actieplan zijn. Maar let erop dat een SMART-doel een bepaald resultaat voorschrijft, niet een inspanning

Realistisch
Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende kennis, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Een doelstelling mag zeker ambitieus zijn, zolang het maar een realistische doelstelling is. Dit is belangrijk, want een onbereikbaar doel motiveert mensen niet. Daarentegen motiveert een te makkelijk doel de betrokkenen ook niet omdat het de mensen niet uitdaagt en geen bevrediging oplevert.

Tijdgebonden

Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt? Een SMART-doelstelling heeft een duidelijke startdatum en einddatum.

Positionering

De missie en doelstellingen zijn belangrijk voor de positionering van het evenement. Het is van belang om hier in de komende projectfasen, bij de uitwerking van de projectplannen, rekening mee te houden. De activiteiten worden als het ware aan de kapstok gehangen die gevormd is door de missie en doelstellingen. Een missie bevat kracht en emotie, inspireert en vertelt een eigen verhaal. Doelstellingen zijn beheersbaar, sturend, meetbaar en tastbaar.

De positionering van een evenement is de wijze waarop we het denken van de verschillende doelgroepen over het evenement willen beïnvloeden. Het positioneren van het evenement is van belang voor de wijze waarop de betrokkenen kijken naar het evenement. Dit geldt zowel voorafgaand, tijdens, als na afloop van het evenement. De volgende betrokken doelgroepen kunnen onder andere worden benoemd bij de organisatie van een evenement:

• Sporters, coaches, officials bezoekende landen;
• Fans, supporters, toeschouwers;
• Bestuurders;
• Vrijwilligers;
• Media;
• Sponsoren;
• Olympische familie.

Een evenement kent mogelijk meerdere doelgroepen dan de beschreven doelgroepen hierboven. Om tot de doelgroepen van het evenement te komen is het belangrijk om allereerst de markt te segmenteren in kleinere (redelijke) homogene groepen. De markt kan gesegmenteerd worden op een aantal criteria:

• Demografische criteria. Hierbij kun je onder andere kijken naar inkomen, sociale klasse, leeftijd, ras en gezinscyclus.
• Geografische criteria. Hierbij kun je onder andere kijken naar klimaat, cultuur/tradities, urbanisatiegraad, gemeentegrootte en bevolkingsdichtheid.
• Psychografische criteria. Hierbij kun je onder andere kijken naar persoonlijkheid, levensstijl en benefits.
• Gedragscriteria. Hierbij kun je onder andere kijken naar verbruik, merkentrouw en koopbereidheid.

Wanneer de markt is gesegmenteerd, kunnen de doelgroepen bepaald worden. Het hangt af van de wensen en behoeften of een segment een doelgroep van het evenement is.

Als organisator wil je het evenement graag onderscheiden van anderen evenementen. Je wilt een groter, beter, mooier evenement neerzetten dan voorgangers of andere evenementorganisatoren. Het punt of de punten waarop je het evenement onderscheidt van anderen, noem je het Unique Selling Point (USP). Een evenement kan zich bijvoorbeeld onderscheiden door de aandacht voor een maatschappelijk thema, zoals duurzaamheid en/of jeugd. Of bijvoorbeeld door de bijzondere aandacht voor de betrokkenen, zoals sporters, vrijwilligers en organisatoren. Een USP is belangrijk bij de positionering van een evenement.

Identiteit en imago

De identiteit is het beeld dat de organisatie van het evenement zelf van het evenement heeft. Dit komt door de verzameling kenmerken die is verzameld door de keuzes die je maakt en de opdracht die je jezelf stelt. Imago is de wijze waarop wij gezien worden door de buitenwereld. Deze twee elementen zullen dichter bij elkaar komen te liggen naarmate de missie krachtiger en de communicatie erover helder is. De identiteit moet een uiting zijn van de missie van het evenement.

Het is belangrijk om op een heldere, zichtbare en consequente manier de identiteit uit te dragen. In je communicatie ga je elementen van die identiteit benadrukken. De visuele uitdraging hiervan is het logo. Aan het logo hangt de complete huisstijl, met specifieke lettertypes, kleurgebruik, vormentaal en eventuele slogans die op elke niveau van de evenement organisaties moet doorwerken. In zichtbare vorm, van visitekaartjes tot TV-graphics.

De identiteit is echter meer dan uitingen, venue dressing en reclame. Als bijvoorbeeld innovatie en kwaliteit een onderdeel is van de identiteit, moet je daar uitdrukking aan geven. Op elk niveau van de organisatie moet je op een innovatieve manier streven naar de hoogst haalbare kwaliteit. Van de eerste ontvangst van sporters tot de medaille ceremonies.

Elk van de geformuleerde doelstellingen moet aangepakt worden op een wijze die de missie tot uitdrukking brengt en die ook weer bijdraagt aan die missie. Op deze wijze versterkt dat het imago van het evenement en laat je met het evenement een heldere, positieve en blijvende indruk achter.