Projectbegroting
Een projectbegroting stelt de financiële kaders van het evenement. In de begroting worden alle activiteiten meegenomen die binnen de totale fase van organisatie worden uitgevoerd, alsmede de financiële gevolgen van die activiteiten. In de ambitiefase is al een basis gelegd voor een begroting. In deze fase van het project kan de begroting echter veel gedetailleerder worden opgesteld omdat het projectplan en het personeelsplan reeds zijn uitgewerkt.
Menu
Om evenementenorganisatoren te helpen bij het opstellen van een begroting is door het Ministerie van VWS een begrotingsmodel opgesteld, die helpt om in alle fasen van het evenement een gedetailleerde projectbegroting op te stellen. Om in aanmerking te komen voor een rijksbijdrage voor een sportevenement is het gebruik van het begrotingsmodel een vereiste, deze moet als bijlage meegestuurd worden in het subsidieportaal van VWS. Voor evenementen die niet in aanmerking komen voor een rijksbijdrage kan het begrotingsmodel evengoed een praktische tool zijn voor het opstellen van de projectbegroting. Het begrotingsmodel kan worden gedownload.
In dit hoofdstuk wordt allereerst een aantal tips & tricks behandeld voor het opstellen van een begroting. Hierna wordt ingegaan op de verschillende begrotingsversies die gedurende het project in omloop zijn. Het managen van de project begroting wordt behandeld in het hoofdstuk Planning & Control.
Verschillende begrotingen gedurende het project
In verschillende fasen van de evenementenorganisatie zijn er verschillende begrotingsversies nodig. Deze worden hieronder behandeld:
Versie 0.0: Begroting haalbaarheid.
Bij het haalbaarheidsonderzoek is al een eerste evenementbegroting opgesteld. Deze dient als uitgangspunt voor de verdere begrotingen. Het begrotingsmodel van VWS bevat een tabblad voor het opstellen van een begroting voor het haalbaarheidsonderzoek.
Versie 1.0: Vastgestelde projectbegroting t.b.v. Min VWS.
Als onderdeel van het projectplan is er een projectbegroting die door het bestuur van de bond of stichting is goedgekeurd. Deze begroting wordt tevens gebruikt voor de subsidieaanvraag bij het Ministerie van VWS. Aan deze begroting wordt verder niet getornd. Dit is de referentie voor de werkbegroting en het ijkpunt voor het verantwoordingsdocument.
Versie 2.0: Werkbegroting.
Van de vastgestelde projectbegroting wordt een kopie gemaakt die je gaat gebruiken als werkbegroting. Dit is een dynamisch document dat gedurende de fasen van organiseren continue wordt bijgewerkt. De begrote posten worden naar mate de organisatie vordert, onderbouwt met offertes. Het inzicht in de te maken kosten wordt hierdoor steeds gedetailleerder en betrouwbaarder. Ook de inkomsten worden steeds bijgewerkt op basis van de prognose. Denk bijvoorbeeld aan het binnenhalen van sponsorinkomsten. Dit kan erg meevallen ten opzichte van de begroting, maar ook tegenvallen. Daarom is het belangrijk om hier vroegtijdig inzicht in te krijgen zodat de begroting niet onder druk komt te staan.
Onderdeel van de flexibiliteit van de werkbegroting is om, indien noodzakelijk, budget te verschuiven tussen clusters en deelprojecten. Daarnaast is het handig om hierbij altijd de baten voor de kosten uit te laten lopen. Geef pas meer geld uit als deze extra uitgaven gedekt zijn. Deze kunnen gedekt zijn uit:
- Verschuiving budget tussen posten (kostenkant)
- Extra gegenereerde inkomsten (inkomstenkant)
Controle op werkbegroting
In het onderdeel planning & control gaan wij nader in op het beheersen van de financiën. Het uitgangspunt van de controle op financiën is het inzichtelijk maken en houden van de:
- Begrote posten;
- Gerealiseerde inkomsten en uitgaven (financiële administratie);
- Verplichtingen administratie (welke afspraken zijn gemaakt of offertes zijn ondertekend en welke waarde vertegenwoordigen die);
- Prognose inkomsten en uitgaven (verschil tussen begrote posten en gerealiseerde posten: is de begroting nog reëel of wordt deze bijgesteld).
Op basis van de prognose wordt inzichtelijk of de totale begroting nog binnen het budget kan worden uitgevoerd. Zodra dit niet het geval is, moet de begroting worden bijgesteld. Het is aan te bevelen om, bij het opstellen van de begroting, te denken op welke wijze, op welk detailniveau en met welke frequentie, rapportage moet plaatsvinden.
Versie 3.0 Aangepaste projectbegroting.
Wanneer een bepaalde kostenpost significant hoger uitvalt dan vooraf begroot, dan wel een onvoorziene extra kostenpost moet worden betaald, is het gedurende de projectperiode mogelijk om aanvullende subsidie aan te vragen. Dat geldt uiteraard alleen als je het subsidieplafond nog niet hebt bereikt. De basis voor de aanvraag is een aangepaste begroting. Op het moment dat een dergelijke aanvullende subsidie wordt aangevraagd, vervangt deze de aangepaste begroting en vastgestelde projectbegroting.
Versie 2.1. Aangepaste werkbegroting.
Na toewijzing van de extra aangevraagde subsidie, worden de uitgangspunten van de aangepaste projectbegroting versie 3.0, verwerkt in de bestaande werkbegroting die hiermee een update krijgt.
Versie 4.0 Verantwoordingsdocument VWS.
Na afloop van het evenement is het tijd om af te rekenen. Het is belangrijk goed in de gaten te houden dat op een gegeven moment de belangrijkste grote facturen daadwerkelijk binnen zijn. Planning & control dient hier samen met clustermanagers oog te houden.
Om verzekert te zijn van de definitieve subsidietoewijzing, is een verantwoordingsdocument nodig voor het ministerie van VWS. Dit document betreft de gedetailleerde financiële afrekening van het evenement inclusief een toelichting op posten die sterk afwijken van óf de Versie 1.0 óf Versie 3.0 van de projectbegroting. Het is dus van groot belang dat dit document afgezet wordt tegen de projectbegroting.
Het is belangrijk om in de gaten te houden dat er geen onderbesteding ontstaat op subsidiabele posten. Indien dat het geval is, kan dat betekenen dat delen van de subsidie moeten worden terugbetaald aan het ministerie van VWS.
De afrekening moet ook door een accountant worden gecontroleerd en een accountantsverklaring dient voor de afrekening afgegeven te worden aan het ministerie.
Versie 4.1 Afrekening.
Afhankelijk van de organisatievorm en de definitieve subsidietoewijzing, kan de uiteindelijke afrekening van het evenement nog een omzetting nodig hebben. Indien het moet worden ingepast in een bondsbegroting, moeten de afspraken die in het begin van het traject hierover zijn gemaakt, goed worden uitgevoerd.
