Projectplan

Template projectplan

Missie, doelstellingen en positionering

De missie en doelstellingen zijn opgesteld in het vorige hoofdstuk. In het projectplan wordt het resultaat van deze stap opgenomen. Voorafgaand aan de beschrijving van de missie en doelstellingen kan een beleidskader worden opgenomen, waarin je de aanleiding voor het organiseren van het evenement beschrijft (bijvoorbeeld de uitgangspunten uit het meerjarenbeleid van de sportbond). Bij de uitvoering van het project wordt de missie, met de daaruit afgeleide doelstellingen steeds naar voren gehaald. Binnen deze kaders wordt het projectplan dan ook opgesteld.

Projectfasering

De projectfasering en tijdsplanning is vastgesteld in de initiatiefase ‘faseren en beheren’. In het projectplan wordt het faseringsschema opgenomen. Hieruit blijken de start- en einddata van de verschillende projectfasen.

Projectstructuur

In onderstaande paragrafen gaan wij nader in op het beschrijven van de verschillende hoofdlijnen en projectclusters.

Bij soortgelijke projecten is goede ervaring opgedaan door een projectstructuur te ontwikkelen met vijf hoofdlijnen, te weten: algemene zaken, publieke zaken, commerciële zaken, competitiezaken en logistieke zaken. Iedere hoofdlijn correspondeert met een managementgebied, waardoor het voor de hand ligt het management van het project ook aan de hand van de vijf hoofdlijnen in te richten.

Onderstaand geven wij een beschrijving van de vijf hoofdlijnen. Op basis van deze indeling kan ook het management van het project worden ingericht.

Algemene zaken

Bij algemene zaken gaat om het uitvoeren van overkoepelende activiteiten. Er worden projecten opgenomen die overkoepelend zijn aan andere clusters en deelprojecten. Het uitwerken van het projectplan is een voorbeeld van wat er onder deze hoofdlijn valt. Ook het aangaan van contacten valt onder dit cluster. Net zoals het cluster externe betrekkingen. Denk hier bijvoorbeeld aan de relatie met een internationale federatie. De toernooidirectie voert de activiteiten binnen deze hoofdlijn veelal uit.

Clusters:

• Planning & Control
• Externe betrekkingen

Publieke zaken

Publieke zaken is een begrip dat gebruikt wordt om de relatie van een organisatie met individuen of groepen die belang hebben bij de organisatie te beschrijven. Voor sportevenementen kunnen dat onder andere sporters, toeschouwers, sportfans, media, bestuurders, politici, ambtenaren en belangenorganisaties zijn.

Het doel van de hoofdlijn publieke zaken is om de relaties met betrokken belanghebbenden te onderhouden. Dit moet op zo’n niveau dat de organisatie van het evenement niet wordt gehinderd door de conflicterende belangen. Je kunt bij dit domein denken aan de communicatie over het evenement via persoonlijke contacten, publieke media en eigen media, alsmede de promotie - bij voorkeur samen met de partners – van het evenement. Ook de ontwikkeling van de huisstijl valt binnen het cluster communicatie. Binnen het cluster host broadcasting worden de activiteiten uitgevoerd die betrekking hebben op de complete tv-registratie (inclusief productie van het signaal en uitzending van het signaal).

Clusters:

• Communicatie
• TV-registratie
• Mediazaken

Commerciële zaken

Binnen deze hoofdlijn moet de commerciële potentie van het evenement worden vertaald naar zoveel mogelijk inkomsten uit sponsoring, kaartverkoop (inclusief hospitality) en publiek/private partnerships. Een kritische randvoorwaarde is dat de inkomsten het niveau van de afgesproken kosten moeten halen.

Clusters:

• Sponsoring
• Hospitality

Competitiezaken

Binnen de competitiezaken vallen de wedstrijdzaken, medische zorg en ceremonies. Het wedstrijdprogramma, het regelen van (de faciliteiten voor) dopingcontroles en de invulling van de opening- en medaille ceremonies vallen hier bijvoorbeeld onder.

Clusters:

• Wedstrijdzaken
• Medische zorg
• Ceremonies

Logistieke zaken

Binnen deze hoofdlijn worden de richtlijnen van de opdrachtgever (internationale federatie) omgezet naar een evenement van Nederlandse maat. Daarbij moet worden geanticipeerd op de logistieke en infrastructurele situatie. In grote lijnen betekent dit het ombouwen van het stadion, het organiseren van de wedstrijden, het treffen van logistieke voorzieningen en het opzetten van de ticketing, de accreditatie etc. Een kritische randvoorwaarde is dat de kosten beperkt moeten worden tot het afgesproken budgetniveau. Tot dit domein behoren ook de supportfuncties en de zorg voor een backoffice.

Clusters:

• Infrastructuur en logistiek
• Kaartverkoop
• ICT
• Transport
• Hotelaccommodatie
• Accreditatie
• Veiligheid
• Ontvangst delegaties
• Catering
• Vrijwilligers
• Team services
• Kantoor

Projectorganisatie

In het projectplan wordt de samenstelling van het bestuur beschreven. Tevens neem je hier een schematische weergave (organogram) op van de uitvoeringsorganisatie. Dit organogram is gebaseerd op de beschreven projectstructuur. Zie hieronder een voorbeeld projectplan waarin alle clusters zijn verwerkt.

Uitwerking van de projectclusters en bepalen van de deelprojecten

Vanuit de vijf hoofdlijnen zijn de projectclusters verder gedefinieerd. De structuur van de projectclusters geeft richting aan het werkelijke projectplan. Zo worden de doelen, de activiteiten, de budgetten en de benodigde menskracht per clusters bepaald. Per cluster kan een aantal deelprojecten worden onderscheiden. Hiervan wordt van elk projectcluster een projectbeschrijving uitgewerkt. Alle projectbeschrijvingen tezamen vormen het daadwerkelijke projectplan. Een uitgebreid format met uitleg voor het uitwerken van de projectclusters kan je vinden in het volgende hoofdstuk.

In de Modelaanpak wordt een omschrijving gegeven van een projectcluster, gevolgd door de uitwerking van het cluster in doel, activiteiten, planning, menskracht en financiën. Tevens wordt een aantal mogelijke deelprojectclusters weergegeven. In deze fase van het opstellen van het projectplan is het van belang dat er een keuze wordt gemaakt over de exacte deelprojectclusters. Deze invulling is voor elk type evenement (één sport / multisport / meerdere venues) en voor elke tak van sport weer anders. Daarom is gekozen voor een brede opsomming waar keuzes uit kunnen worden gemaakt.

Terminologie/taalgebruik

Vanuit de internationale oriëntatie van een evenement worden vaak voor evenementaspecten Engelse termen gebruikt. In de Modelaanpak wordt bij de projectstructuur voornamelijk de Nederlandse terminologie aangehouden. Het is aan de individuele organisator, vanuit de voorwaarde van de internationale federatie, om eventueel Engelse termen toe te voegen.