Beheersfactoren

Kwaliteit

Het evenement moet het resultaat voortbrengen dat de organisatie ervan verwacht. Kwaliteit is dan ook van toepassing op veel onderdelen van een project. Hoe gaan de betrokkenen met elkaar om en hoe wordt er gecommuniceerd?

Bij dit onderdeel zijn, met betrekking tot het kwaliteitsplan, twee aspecten van belang:

Aan welke kwaliteitseisen (bij voorkeur gekwantificeerd) moet het eindresultaat en/of de deelresultaten voldoen?
Welke instrumenten worden ingezet om gedurende het project de kwaliteit te beheersen?

De kwaliteitseisen worden hier gekoppeld aan processen, producten, dienstverlening en de wijze waarop hiermee wordt omgegaan. Het vasthouden en/of loslaten aan bepaalde kwaliteitseisen kan van grote invloed zijn op de planning of de kosten van de evenementorganisatie.

Organisatie

Bij de projectorganisatie zijn twee elementen van belang:

De interne projectorganisatie: opzet en samenstelling van het projectteam, eventuele deelprojecten, de relatie met subcontractors, enzovoorts;
De externe projectorganisatie: de structuur rondom het opdrachtgeverschap, stuurgroepen, klankbordgroepen, afstemmingsoverleg met andere projecten, enzovoort.

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de belangrijkste spelers in het project (opdrachtgever, projectleider, projectteamleden) zijn beschreven en er is duidelijk op welke wijze de besluitvorming tot stand komt.

Facilitair

Voor de organisatie van een evenement zijn veel faciliteiten nodig. Daarom is het belangrijk om de facilitaire eisen te formuleren:

Maak een inventarisatie van wat er nodig is op facilitair gebied voor het evenement.
Onderzoek het kwaliteitsniveau van wat er beschikbaar is en kijk of dit kwaliteitsniveau geschikt, onvoldoende of te hoog is voor wat je wilt.
Stel vast welke faciliteiten intern aanwezig zijn en welke je extern kunt vinden
Stel vast welke kosten aan het project zijn verbonden en of je daarbij keuzes kunt maken.
Bepaal de planning van de faciliteiten.
Maak een risicoanalyse. Denk bijvoorbeeld aan brandgevaar, aansprakelijkheid voor schade, uitstraling en financiële risico’s.

Tijd

Binnen evenementenorganisaties is tijd een beperkt stuurbare factor. De start- en einddatum van het evenement zijn vastgesteld. Hiermee valt niet te schuiven. Op de gedetailleerde planning kun je wel sturen.

Veel activiteiten hebben een duidelijke doorlooptijd: wanneer ze beginnen en eindigen, van welke andere activiteiten deze afhankelijk zijn, of ze op het kritieke pad liggen, wie eraan werken en hoeveel van de tijd zij hier aan besteden. De voortgang van de activiteiten wordt op deze manier bewaakt. Bovendien staan de procedures beschreven die ervoor moeten gaan zorgen dat de planning ook wordt gehaald.

Informatie

Elk project heeft te maken met interne informatiebeheersing. Denk hierbij aan:

De informatievoorziening;
De overlegstructuur en de wijze van communiceren binnen het team en met betrokkenen in de directe omgeving;
De opzet van het projectdossier of –archief;
Aspecten rondom geheimhouding en beveiliging van informatie, enzovoorts.

Bovendien staan de procedures beschreven die ervoor moeten gaan zorgen dat de planning ook wordt gehaald.

Geld

De projectbegroting is de kern voor het beheersen van geldstromen. Naast de (gedetailleerde) begroting zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de besteding van geld en de mandaten van deelprojectleiders belangrijk voor het beheersen van de geldplannen.

Het beheersen van de projectbegroting leggen wij verder uit bij het volgende hoofdstuk, planning en controle. Ook het opstellen van de begroting bespreken we later bij het onderdeel begroting. Het sturen op geld is goed mogelijk binnen een evenementenorganisatie. Wanneer de factor tijd in het gedrang komt, kan er bijvoorbeeld worden besloten om meer geld in te zetten op het inhuren van personeel om de planning te kunnen blijven garanderen.

Alle beheersfactoren beïnvloeden elkaar. Het heeft consequenties om op één van de beheersfactoren te sturen en het is goed dit te overzien.