Planning en controle

Taakbeschrijving

Planning en controle is een proces dat zich gedurende de fase ‘bid toegekend’ van het evenement steeds herhaalt. Op hoofdlijnen omvat het de voortdurende uitvoering van de volgende drie activiteiten:

Plannen

• Het bepalen van de noodzakelijke capaciteit (een capaciteitsplan);
• Het inplannen van de noodzakelijke capaciteit;
• Het bepalen van de benodigde tijdslijnen;
• Het onderkennen van risico’s en te nemen maatregelen (de risicoanalyse);
• De allocatie van capaciteit ten behoeve van veranderingen;
• Het afstemmen met overige sturende processen.

Controleren

• Controleren van beschikbaarheid;
• Bewaken van bestede uren (overzicht urenbestedingen);
• Bewaken van voortgang/tijdslijnen (voortgangsrapportages, aangepaste plannen en planningen);
• Bewaken van afstemming en samenwerking tussen deelprojectmanagers;
• Bewaken van financiën: day-to-day budget beheer en controle, realisatie, verplichtingen en prognose.

Evalueren

• (Tussentijds) evalueren van de resultaten;
• Onderkennen van problemen (confrontatie begroot versus besteed);
• Vastleggen van afwijkingen, ondernemen van acties (continue update stoplichtoverzicht).

Werkzaamheden algemeen

De functie voor het proces van planning en controle binnen een evenementenorganisatie is een staffunctie en wordt vervuld door de manager planning en controle. De manager wordt aangestuurd door de toernooidirectie. Indien gewenst, kan de toernooidirectie zelf ook bepaalde planning en controle werkzaamheden uitvoeren. Bijvoorbeeld de controle functie voor wat betreft de financiën.

De missie en doelstellingen van het evenement, zoals vastgelegd in het organisatieplan en/of handboek van het evenement, vormen het vertrekpunt voor de (financiële) planning en controle.

Hieronder volgt een beschrijving van de werkzaamheden van de manager planning en controle. Deze verschillen wel per fase waarin de organisatie van het evenement zich bevindt:

• De missie en doelstellingen plus de activiteiten welke staan beschreven in de projectclusters worden vertaald in een planning van activiteiten. Dit resulteert in een (financiële) begroting en in een volledige planning voor het evenement, zowel op het niveau van projectcluster, als voor de organisatie van het evenement als geheel.
• Het bewaken van de uitvoering van activiteiten via voortgangsrapportages en het stoplichtoverzicht zorgt ervoor dat de organisatie van het evenement ‘in control’ (beheersbaar) blijft. Dit kan leiden tot bijstelling van activiteiten en/of processen, dan wel het heroverwegen en zo nodig aanpassen van voorgenomen beleid.

Werkzaamheden per fase

Hieronder volgt per fase een toelichting op de werkzaamheden die de manager planning en controle uitvoert:

Initiatiefase

Het doel van de initiatiefase is het verkrijgen van een gelijk vertrekpunt voor alle betrokken. Deze fase rond je af na vaststelling van de projectopdracht door de opdrachtgever en het bestuur van de stichting. In deze fase zijn er geen specifieke taken voor de manager.

Definitiefase

Het doel van de definitiefase is het verkrijgen van een compleet en concreet eisenpakket waaraan het beoogde projectresultaat moet voldoen. Dit in termen van randvoorwaarden, functionele en operationele prestaties, eisen, wensen en ontwerpbeperkingen. Het plannen staat in deze fase centraal.

De werkzaamheden van de manager planning en controle zijn in deze fase gericht op:

• De keuze van het instrument ten behoeve van planning;
• De vaststelling van de projectclusterindeling;
• Het voeren van overleg per projectmanager (één keer per maand);
• Het bewaken van de totstandkoming en afronding van de projectbeschrijvingen;
• Het gereed maken van de conceptplanning (totaaloverzicht van deadlines en mijlpalen per deelproject, geordend naar projectcluster);
• Het gereed maken van de concept risicoanalyse;
• De basis leggen voor een stoplichtoverzicht als instrument om per deelproject zichtbaar te maken of het conform planning (groen), één tot tien dagen achter op planning (oranje) of meer dan tien dagen achter op planning (rood) verloopt;
• De basis leggen voor een bestuurs- en managementrapportage;
• De inrichting van de financiële administratie (afstemming op projectclusterindeling).

Ontwerpfase

Het doel van de ontwerpfase is het verkrijgen van een gedetailleerde uitgewerkt(e) oplossing en/of ontwerp. In deze fase gaat het om zowel plannen, controleren als evalueren. Vanuit het projectontwerp maak je vervolgens de concrete vertaling naar de realisatie en uitvoering. Ook in de voorbereiding gaat het zowel om plannen, controleren als evalueren.

De volgende werkzaamheden worden in deze fase uitgevoerd door de manager:

• Per deelprojectmanager een operationeel overleg (één á twee keer per maand tot vier maanden voor aanvang van het evenement);
• Planning aanvullen met mijlpalen (continu);
• Strategie per cluster gereed;
• Rapportage MT via stoplichtoverzicht en managementrapportage (één keer in de één à twee maanden);
• Rapportage bestuur via bestuursrapportage (één keer per kwartaal);
• Risicoanalyse gereed;

Uitvoeringsfase

In deze fase vinden de aankomst van de landen en de daadwerkelijke evenementenperiode plaats. Voor planning en controle zijn er in deze fase geen specifieke werkzaamheden.

De manager kan in deze fase wel van toegevoegde waarde zijn voor de toernooidirectie en de deelprojectmanagers. Hieronder volgt een aantal voorbeelden van werkzaamheden die de manager kan uitvoeren:

• Ondersteuning van de toernooidirectie;
• Ondersteuning van de deelprojectmanagers;
• Oppakken van zaken waarvan blijkt dat deze niet of onvoldoende zijn geregeld;
• Het verzamelen van bespreekpunten voor het dagelijkse overleg tussen de toernooidirectie en de Internationale Federatie;
• Het verzamelen van bespreekpunten voor het dagelijkse MT-overleg;
• Het verzamelen van evaluatiepunten voor het evaluatierapport.

Evaluatiefase
In deze fase wordt het evenement afgesloten met een schriftelijke evaluatie en een financiële afrekening. De manager planning en controle voert de volgende werkzaamheden uit:

• Per deelprojectmanager een overleg;
• Een terugblik op de analyse;
• Input leveren met betrekking tot planning en controle ten behoeve van het evaluatierapport.

Rapportage

De cyclus van planning en controle impliceert dat er periodiek een balans moet worden opgemaakt. Het gaat hierbij om rapportages aan het management en het bestuur, die je vanaf de ontwerpfase opstelt. De frequentie van het verschijnen van deze rapportages is afhankelijk van de fase waarin het evenement zich bevindt.

De rapportages aan zowel het management als aan het bestuur zijn er om te verantwoorden, te informeren en te adviseren over de verder te volgen koers. Inhoudelijk gaat het om aspecten als planuitvoering, budgetuitputting en doelmatigheid.

De manager rapporteert op minimaal één en maximaal drie verschillende managementniveaus:

• Deelprojectmanager: mondeling via operationeel overleg;
• Directie: mondeling en schriftelijk via het MT overleg en/of rechtstreeks aan de toernooidirecteur en/of (indien aanwezig) aan de assistent toernooidirecteur;
• Bestuur: schriftelijk via de bestuursvergadering.