Risicoanalyse

Template risicoanalyse

Het maken van een risicoanalyse is een stap in een cyclisch proces. De volgende stap daarin is het kiezen van beheersmaatregelen, het uitvoeren van deze maatregelen en het eventueel opnieuw uitvoeren van een risicoanalyse. Dit cyclische proces vindt plaats gedurende de gehele fase van organiseren van het evenement. In dit hoofdstuk van de Modelaanpak wordt een beschrijving gegeven van het maken van een risicoanalyse.

Het maken van een risicoanalyse

Het doel van een risicoanalyse is een betere beheersing van risico’s, zodat hier op een verantwoorde en transparante wijze mee kan worden omgegaan. Dit bereik je door continue de risico’s expliciet te maken en te beheersen. Via de managementrapportage (zie het hoofdstuk planning en controle) is er een voortdurende aandacht voor de beheersing van de risico’s bij het management en/of het bestuur.

De eerste risicoanalyse kan worden uitgevoerd vanaf het moment dat men weet welk resultaat er uit het project moet worden gehaald. De verschillende scenario’s om het doel te bereiken worden bekeken in termen van risico’s. Als het project in volle gang is, gaan de risicoanalyses over aspecten van de uitvoering.

Een risicoanalyse kan in drie stappen gemaakt worden:

Bepaal het doel van de risicoanalyse;
Breng de risico’s in kaart;
Bepaal de prioriteiten.

Hieronder volgt een nadere uitwerking van elke stap om te komen tot een risicoanalyse:

Bepaal het doel van de risicoanalyse

De essentie van deze stap is het inrichten van de risicoanalyse. Door te bepalen wat het doel van de risicoanalyse is, wordt de ‘ongewenste gebeurtenis’ vastgesteld (zo heet dit in terminologie van de risicoanalyse). Een ‘ongewenste gebeurtenis’ is een situatie waarvan de manager of toernooidirectie niet wil dat deze zich voordoet. Deze gebeurtenis kan zowel intern als extern zijn.

Bepaal op welke beheersaspecten (kwaliteit, organisatie, faciliteiten, tijd, informatie en geld) je de risicoanalyse gaat uitvoeren. In de praktijk blijkt dat, bij goed doorvragen, één aspect vaak doorslaggevend is.

Breng de risico’s in kaart

Zodra het doel is geformuleerd, kun je binnen dit beperkte doel zo breed mogelijk kijken naar de risico’s. Hierbij moet rekening worden gehouden met verschillende invalshoeken. Bijvoorbeeld:

Organisatorisch: zijn er projectprocedures? Is er afstemming tussen deelprojecten? Worden materiaal en personeel tijdig besteld? Worden contracten op tijd opgesteld? Is het personeel goed opgeleid?;
Juridisch: hoeveel inzicht is er in alle wettelijke vereisten op het gebied van veiligheid, milieu, sponsorcontracten, garantstellingen? Denk hierbij ook aan het contract dat is afgesloten met de Internationale Federatie, inclusief de reglementen waar naar wordt verwezen;
Financieel: prijsstijging materialen, tariefwijzigingen, faillissement opdrachtgever, afwijkingen in de aannames wat betreft afschrijving en belasting en de sponsoropbrengst.

Het in kaart brengen van de risico’s kan door iedere manager, per projectcluster, afzonderlijk worden gedaan of kan als gezamenlijke opdracht aan het MT worden meegegeven. Voorbeelden van externe risico’s staan in het template risicoanalyse, die hierboven is te downloaden.

Formuleer bij het in kaart brengen elk risico zo concreet mogelijk. Beschrijf wat er niet goed kan gaan, waardoor dat wordt veroorzaakt en wat het gevolg ervan is. De beschrijving van het risico moet helpen bij de omschrijving van een maatregel.

Bepaal de prioriteiten

Het vaststellen van de belangrijkste risico’s kan op meerdere manieren. Binnen de Modelaanpak is een voorbeeld template opgesteld, welke als hulp kan dienen bij het uitvoeren van een risicoanalyse per projectcluster. Om de prioriteiten te bepalen van de risico’s van een sportevenement wordt gekeken naar een aantal factoren:

De beschrijving van het risico;
De impact van het risico (extreem, groot, gemiddeld, klein, beperkt);
De kans dat het risico zich ook daadwerkelijk voordoet (zo goed als zeker, groot, gemiddeld, klein, zeldzaam);
De prioriteit van het risico (kritiek, hoog, gemiddeld, laag);
De acceptatie van het risico (ja, nee, n.v.t.).

Als de risicofactoren goed in kaart zijn gebracht, maakt de manager planning en controle een afweging of het in kaart gebrachte risico ook daadwerkelijk een bedreiging vormt voor de organisatie van het evenement. De weging bespreekt het MT en uiteindelijk stelt de toernooidirectie en/of bestuur dit vast.

Doorlopend proces

Risicoanalyse is een doorlopend proces gedurende de fase ‘bid toegekend’. Telkens moet je bij het formuleren en bijstellen van doelstellingen en het maken en wijzigen van concrete uitvoeringsplannen kijken naar mogelijke risico’s. Zeker voordat je financiële verplichtingen aangaat of voordat je naar buiten treedt met plannen. Ook de consequenties van beheersmaatregelen en de eventuele risico’s die gekozen oplossingen met zich meebrengen, moet je weer in kaart brengen voordat de maatregel daadwerkelijk wordt uitgevoerd.