De 6 stappen
Stap 1 | Oriëntatie: De Nederlandse Topsportevenementen Strategie
Om te voorkomen dat iedereen het wiel opnieuw gaat uitvinden, hebben we de informatie die beschikbaar is over internationale topsportevenementen op een rijtje gezet. Hierbij zijn vooral de Nederlandse Topsportevenementen Strategie en Topsportkalender van belang.
Stap 2 | Initiatie: Haalbaarheid
Binnen de initiatiefase is het doel om met alle betrokkenen een gelijk vertrekpunt te hebben. Hierbij ligt de focus op de volgende vragen. Wat willen we? Kunnen we dat ook doen? En hoe gaan we het project structureren in de tijd? Deze stap eindigt met een haalbaarheidsonderzoek.
Stap 3 | Definitie: Missie, visie en organisatievorm
Als het haalbaarheidsonderzoek is goedgekeurd, kun je als evenementenorganisator verder gaan met het opzetten van de bidorganisatie, het projectteam en het definiëren van het bid.
Tijdens deze stap is het doel om een compleet en concreet eisenpakket te verkrijgen waaraan het projectresultaat van het bid moet voldoen. Kortweg, hoe het evenement er volgens jou uit moet zien. Bij dit eisenpakket draait het om de organisatie-inrichting. Ook ligt de focus binnen deze stap op belangrijke randvoorwaarden. Denk hierbij aan: het hebben van een heldere missie en visie achter het bid, functionele en operationele prestaties, de eisen, wensen en ontwerpbeperkingen.
Deze stap eindigt na vaststelling van het projectplan en de projectbegroting.
Stap 4 | Ontwerp en voorbereiding: Bidcampagne en lobby
Nadat het projectplan is goedgekeurd, ga je aan de slag met het ontwerp en de voorbereiding. In deze stap ga je het bid gedetailleerd uitwerken. Om dit goed te kunnen doen, draait het om vragen als: wat wordt de strategie en het idee achter het bid? En, hoe creëer je als evenementenorganisator een verhaal en wat wil je dan vertellen? Hiervandaan maak je vervolgens ook alvast de concrete vertaling naar de realisatie en uitvoering van het project. Daarnaast is het goed om na te denken over een bidcampagne en lobby om de kans op toewijzing van het evenement te vergroten.
Stap 5 | Uitvoering: Het bid
Wanneer het bidontwerp is goedgekeurd, kun je beginnen met de uitvoering. Hierin schrijf je het bidboek, voer je campagne om het bid te promoten, start je een lobby en geef je een bidpresentatie. Uiteindelijk eindigt deze stap met een toe- of afwijzing van het bid.
Stap 6 | Afsluiting: Evaluatie en kennisdeling
Na de toe- of afwijzing van het bid, sluit de evenementenorganisator het bid financieel en organisatorisch af met een schriftelijke evaluatie en een financiële afrekening. Als het bid is toegewezen, kun je doorgaan met de fase 'Organiseren'. Dit is het tweede deel van de Modelaanpak. Wanneer het bid is afgewezen, is het evaluatiedocument het einde van het bidproject.