Samenvatting

Na het afronden van het haalbaarheidsonderzoek verschuift de aandacht van de vraag of een evenement georganiseerd kan worden naar hoe het bidproces wordt ingericht. In deze fase staat het bidprojectplan centraal. Dit plan vormt de basis voor een professionele, gestructureerde en kansrijke bidorganisatie en vertaalt de inzichten uit het haalbaarheidsonderzoek naar een concrete projectaanpak.

Een belangrijke eerste stap is het kiezen van een passende organisatievorm. Afhankelijk van de omvang, complexiteit en commerciële ambities van het evenement kan worden gekozen voor een organisatie binnen de sportbond, een aparte stichting of een BV. Iedere organisatievorm kent eigen voordelen, verantwoordelijkheden en aandachtspunten op het gebied van governance, besluitvorming, financiën en risicobeheersing.

Vervolgens wordt een projectplan opgesteld waarin onder andere de ambitie, doelstellingen, planning, organisatiestructuur, projectclusters en risico’s worden uitgewerkt. Om grip te houden op de organisatie wordt vaak gewerkt met verschillende clusters, zoals algemene zaken, publieke zaken, commerciële zaken, competitiezaken en logistieke zaken. Deze structuur helpt om verantwoordelijkheden, activiteiten en budgetten overzichtelijk te organiseren.

Naast het projectplan is een personeelsplan nodig om inzicht te krijgen in de benodigde capaciteit, functies, competenties en verantwoordelijkheden. Door tijdig na te denken over personele inzet, vrijwilligers, externe expertise en eventuele vacatures ontstaat een realistischer beeld van de uitvoerbaarheid van het evenement en de bijbehorende kosten.

Tot slot wordt een projectbegroting opgesteld. Een goede begroting geeft inzicht in de verwachte kosten, inkomsten en financiering van het bidproject. Daarbij is het belangrijk om realistisch te begroten, rekening te houden met btw, loonkosten en inflatie, en gebruik te maken van beschikbare ervaringsgegevens en hulpmiddelen zoals het begrotingsmodel van het Ministerie van VWS. Een zorgvuldig opgestelde begroting helpt om financiële risico’s te beperken en vormt een belangrijke basis voor subsidieverzoeken en besluitvorming.

Samen zorgen deze onderdelen ervoor dat het bidproces professioneel wordt ingericht en dat de organisator goed voorbereid is op de verdere uitwerking van het bid en de eventuele organisatie van het evenement.