Leeswijzer
In zes stappen wordt toegelicht hoe de ambitiefase is opgebouwd en wat je kunt verwachten in de komende hoofdstukken.
Als organisator van een sportevenement is het verleidelijk om direct aan de slag te gaan. Toch is het juist in deze eerste fase belangrijk om stil te staan bij wat er allemaal nodig is om het evenement succesvol te realiseren. Een goede voorbereiding vormt de basis voor een kansrijk bid.
Om overzicht en structuur aan te brengen, is de ambitiefase opgedeeld in een aantal stappen. Deze stappen helpen je om gefaseerd toe te werken naar een onderbouwd en overtuigend bid. Hieronder worden de verschillende stappen op hoofdlijnen toegelicht. In de daaropvolgende hoofdstukken worden deze stappen verder uitgewerkt.
Goed om in achterhoofd te houden, is dat de invulling van de ambitiefase kan verschillen per evenement. Voor grote, complexe evenementen zal deze fase uitgebreider en intensiever zijn dan voor kleinere evenementen. De beschreven stappen vormen dan ook geen vaste blauwdruk, maar bieden houvast en richting bij het inrichten van het bidproces.
In de oriëntatiefase verzamel je relevante informatie over topsportevenementen en plaats je jouw ambitie in de juiste context. Een belangrijke stap binnen de oriëntatiefase is het verkrijgen van intern draagvlak.
Hulpmiddelen ter oriëntatie zijn:
- De Nederlandse Topsportevenementenstrategie.
- De subsidieregeling VWS.
- Doelstellingen van de bond identificeren en koppelen aan evenement.
- Maatschappelijke thema’s.
Als er voldoende intern draagvlak is, alle relevante informatie is verzameld en de ambitie in de juiste context geplaatst is, kan de stap gemaakt worden naar haalbaarheid.
Binnen de initiatiefase is het doel om met alle betrokkenen een gelijk vertrekpunt te hebben. Hierbij ligt de focus op de volgende vragen:
- Wat willen we?
- Kunnen we dat ook doen?
- En hoe gaan we het project structureren in de tijd?
Deze stap eindigt met een haalbaarheidsonderzoek.
Als het haalbaarheidsonderzoek is goedgekeurd, kun je verder gaan met het opzetten van de bidorganisatie, het projectteam en het definiëren van het bid.
Tijdens deze stap is het doel om een compleet en concreet eisenpakket te verkrijgen waaraan het projectresultaat van het bid moet voldoen. Kortweg, hoe het evenement er volgens jou uit moet zien. Bij dit eisenpakket draait het om de organisatie-inrichting. Ook ligt de focus binnen deze stap op belangrijke randvoorwaarden. Denk hierbij aan:
- Het hebben van een heldere missie en visie achter het bid.
- Functionele en operationele prestaties.
- De eisen, wensen en ontwerpbeperkingen.
Deze stap eindigt na vaststelling van het projectplan en de projectbegroting.
Nadat het projectplan is goedgekeurd, ga je aan de slag met het ontwerp en de voorbereiding. In deze stap ga je het bid gedetailleerd uitwerken. Om dit goed te kunnen doen, draait het om vragen als: Wat wordt de strategie en het idee achter het bid? En, hoe creëer je als evenementenorganisator een verhaal en wat wil je dan vertellen?
Hiervandaan maak je vervolgens alvast de concrete vertaling naar de realisatie en uitvoering van het project. Daarnaast is het goed om na te denken over een bidcampagne en lobby om de kans op toewijzing van het evenement te vergroten. Hierbij is kennis over de internationale federatie bovendien van belang.
Wanneer het bidontwerp is goedgekeurd, kun je beginnen met de uitvoering. Hierin schrijf je het bidboek, voer je campagne om het bid te promoten, start je een lobby en geef je een bidpresentatie. Uiteindelijk eindigt deze stap met een toe- of afwijzing van het bid.
Na de toe- of afwijzing van het bid, sluit de evenementenorganisator het bid financieel en organisatorisch af met een schriftelijke evaluatie en een financiële afrekening. Als het bid is toegewezen, kan er gewerkt worden aan de organisatie van het evenement, de organisatiefase. Dit is dan ook het tweede deel van de Modelaanpak. Wanneer het bid is afgewezen, is het evaluatiedocument het einde van het bidproject.