Personeelsplan
Naast een goed projectplan is ook een duidelijk personeelsplan essentieel voor een succesvol bid- en evenemententraject. In het personeelsplan wordt inzichtelijk gemaakt welke mensen nodig zijn om het evenement voor te bereiden, uit te voeren en af te ronden. Daarbij wordt beschreven welke rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie aanwezig moeten zijn en hoeveel capaciteit hiervoor benodigd is.
De organisatie van een (internationaal) sportevenement vraagt vaak om de inzet van een groot aantal mensen, variërend van bestuurders en projectmedewerkers tot vrijwilligers en externe specialisten. Door deze inzet vroegtijdig in kaart te brengen, ontstaat een realistisch beeld van de benodigde capaciteit en de daarbij behorende personeelskosten. Het personeelsplan vormt daarmee een belangrijke basis voor de projectbegroting.
Binnen het personeelsplan worden de functies, competenties en verantwoordelijkheden verder uitgewerkt voor de verschillende clusters die in het projectplan zijn opgenomen. Hierbij kan onder andere onderscheid worden gemaakt tussen:
- bestuur;
- directie;
- management;
- coördinatoren;
- ondersteunend personeel;
- vrijwilligers;
- externe inhuur.
Daarnaast wordt per functie, cluster of deelproject inzichtelijk gemaakt hoeveel inzet nodig is. Deze inzet kan worden uitgedrukt in fte’s, dagdelen of aantallen werkdagen. Omdat in de initiatieffase nog niet alle werkzaamheden volledig zijn uitgewerkt, is het raadzaam om te starten met globale inschattingen die gedurende het project verder kunnen worden verfijnd.
Het personeelsplan helpt tevens bij het identificeren van vacatures, capaciteitsvraagstukken en ontbrekende expertise binnen de organisatie. Hierdoor kan tijdig worden bepaald welke functies intern kunnen worden ingevuld en waar aanvullende werving, inhuur of externe ondersteuning noodzakelijk is.
Ook biedt het personeelsplan inzicht in de organisatiestructuur van het evenement. Door verantwoordelijkheden en rapportagelijnen vast te leggen in een organogram wordt duidelijk hoe de projectorganisatie is ingericht en wie verantwoordelijk is voor de verschillende clusters en deelprojecten.
- Begin tijdig met het inventariseren van de benodigde functies en verantwoordelijkheden. Dit voorkomt dat belangrijke rollen pas laat in het traject worden ingevuld.
- Maak onderscheid tussen betaalde functies, tijdelijke inhuur en vrijwilligers. Dit geeft beter inzicht in de personeelskosten en de benodigde wervingsinspanningen.
- Houd rekening met piekbelasting in de aanloop naar het evenement en tijdens de evenementdagen. Niet iedere functie vraagt gedurende het hele traject dezelfde inzet.
- Kijk kritisch naar de beschikbare kennis en ervaring binnen de organisatie. Breng eventuele ontbrekende expertise vroegtijdig in beeld zodat tijdig kan worden geworven of ingehuurd.
- Zorg voor duidelijke taakomschrijvingen en verantwoordelijkheden. Dit voorkomt onduidelijkheid en overlap tussen clusters en deelprojecten.
- Werk het personeelsplan gedurende het traject regelmatig bij. Naarmate de plannen concreter worden, kunnen capaciteitsinschattingen en personeelsbehoeften verder worden aangescherpt.
Een zorgvuldig opgesteld personeelsplan draagt bij aan een duidelijke taakverdeling, een realistische begroting en een effectieve inzet van mensen gedurende het gehele bid- en evenemententraject.
Template personeelsplan
In de kennisbank is een uitgebreide template voor een personeelsplan opgenomen die als basis kan dienen voor de eigen evenementorganisatie. Deze template bevat onder andere voorbeelden van:
- functie- en competentieprofielen;
- personeelsinzet per cluster;
- organogrammen;
- vacatureoverzichten;
- personeelsbegrotingen.