Projectplan
Nadat de organisatievorm is bepaald, kan worden gestart met het opstellen van het projectplan. Het projectplan vormt de inhoudelijke en organisatorische basis voor het verdere bid- en evenemententraject. Hierin worden de belangrijkste uitgangspunten, doelstellingen, werkzaamheden, verantwoordelijkheden en planningen vastgelegd. Het projectplan helpt om structuur aan te brengen in het project en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen vanuit dezelfde uitgangspunten werken.
Een goed projectplan geeft niet alleen richting aan de organisatie, maar helpt ook bij besluitvorming en communicatie richting stakeholders, partners, subsidieverstrekkers en de internationale federatie. Tijdens de verdere voorbereiding kan steeds worden teruggegrepen op het projectplan om te toetsen of keuzes en activiteiten nog aansluiten bij de oorspronkelijke ambitie en doelstellingen.
Het projectplan begint vaak met een korte inleiding waarin de ambitie voor het evenement wordt beschreven. Hierin neem je bijvoorbeeld op waarom je het evenement wilt organiseren, waar en wanneer het plaatsvindt en hoe je dit in hoofdlijnen wilt aanpakken. Vervolgens werk je de missie, visie en doelstellingen van het evenement verder uit. Deze vormen een belangrijk kader voor het verdere project en helpen om focus aan te brengen binnen de organisatie.
Daarnaast bevat het projectplan een tijdsplanning met belangrijke fases, deadlines en mijlpalen. Hierdoor ontstaat overzicht in het traject richting het bid en uiteindelijk het evenement. Ook wordt de projectorganisatie verder uitgewerkt. Denk hierbij aan de organisatiestructuur, het organogram, verantwoordelijkheden en de verschillende projectclusters binnen het evenement. Hieronder vind je een figuur die een mogelijke tijdsplanning visueel weergeeft.
Projectclusters
Bij de inrichting van het project wordt vaak gewerkt met verschillende hoofdlijnen of clusters. Deze hoofdlijnen zijn:
- algemene zaken;
- publieke zaken;
- commerciële zaken;
- competitiezaken;
- logistieke zaken.
Binnen deze hoofdlijnen worden vervolgens de activiteiten, doelstellingen, budgetten en benodigde capaciteit verder uitgewerkt. Welke clusters uiteindelijk nodig zijn, verschilt per evenement en per sport. Het is daarom belangrijk om hierin maatwerk toe te passen en keuzes te maken die passen bij de omvang en complexiteit van het evenement.
Het organogram in onderstaand voorbeeld is een weergave van de hoofdlijnen in een bidproject.
Hoofdlijnen
Binnen algemene zaken vallen de overkoepelende activiteiten van het project. Denk hierbij aan het uitwerken van het projectplan, het bewaken van de planning en financiën, en het onderhouden van relaties met belangrijke stakeholders, zoals de internationale federatie. Ook zaken rondom governance, contracten en besluitvorming vallen binnen deze hoofdlijn. De activiteiten binnen deze hoofdlijn worden vaak uitgevoerd door de toernooidirectie of het managementteam.
Publieke zaken richten zich op de relatie tussen het evenement en de verschillende doelgroepen en stakeholders. Denk hierbij aan sporters, bezoekers, media, overheden, partners en supporters. Binnen deze hoofdlijn vallen onder andere communicatie, promotie, mediazaken, huisstijlontwikkeling en broadcasting. Het doel is om het evenement goed zichtbaar te maken en relaties met betrokken partijen op een goede manier te onderhouden.
Binnen commerciële zaken draait het om het creëren van inkomsten en commerciële waarde voor het evenement. Hierbij kun je denken aan sponsoring, hospitality, publiek-private samenwerkingen en kaartverkoop. Het doel van deze hoofdlijn is om de commerciële potentie van het evenement optimaal te benutten en hiermee een bijdrage te leveren aan een gezonde evenementenbegroting.
Binnen competitiezaken staan alle sportinhoudelijke onderdelen van het evenement centraal. Denk hierbij aan wedstrijdzaken, het wedstrijdprogramma, medische zorg, dopingcontroles en ceremonies zoals openingen en medaille-uitreikingen. Het doel van deze hoofdlijn is om optimale omstandigheden te creëren voor sporters, officials en bezoekers en ervoor te zorgen dat het sportieve onderdeel van het evenement professioneel wordt uitgevoerd.
Logistieke zaken richten zich op alle operationele en facilitaire onderdelen van het evenement. Binnen deze hoofdlijn vallen onder andere infrastructuur, transport, hotelaccommodaties, accreditatie, veiligheid, ticketing, ICT, catering, vrijwilligers en teamservices. Hierbij worden de richtlijnen van de internationale federatie vertaald naar een praktisch uitvoerbaar evenement in de Nederlandse context. Een goede logistieke organisatie is essentieel voor het soepel verlopen van het evenement.
Ook thema’s vanuit de Nederlandse Topsportevenementen Strategie (NTS) kunnen een plek krijgen binnen het projectplan. Denk hierbij aan duurzaamheid, inclusiviteit, gezondheid, optimale omstandigheden voor sporters en effectief samenwerken. Door deze thema’s vroegtijdig mee te nemen, kunnen ze beter worden geïntegreerd in de verdere organisatie van het evenement.
Tot slot besteed je in het projectplan aandacht aan financiën, risicomanagement en evaluatie. Een goede financiële onderbouwing en het tijdig in kaart brengen van risico’s helpen om realistische keuzes te maken en verrassingen later in het traject te voorkomen. Daarnaast is evalueren geen eindpunt, maar een doorlopend proces gedurende het gehele project.
Template projectplan
In de kennisbank vind je een uitgebreide template van een projectplan die gebruikt kan worden als basis voor jouw eigen evenement. De template bevat voorbeeldstructuren, mogelijke projectclusters en praktische handvatten voor het verder uitwerken van het projectplan.