Samenvatting

In de haalbaarheidsfase staat centraal of het organiseren van het evenement daadwerkelijk realistisch, uitvoerbaar en verantwoord is. Nadat in de oriëntatiefase de ambitie, motivatie en het interne draagvlak zijn bepaald, verschuift de focus naar de vraag: kunnen en willen we dit evenement daadwerkelijk organiseren? Hierbij is het belangrijk om inzicht te krijgen in de eisen en verwachtingen van de internationale federatie, omdat deze de basis vormen voor het evenement en het uiteindelijke bid.

Het haalbaarheidsonderzoek vormt de kern van deze fase. In dit onderzoek worden alle belangrijke onderdelen van het evenement in kaart gebracht, zodat een goed onderbouwde afweging gemaakt kan worden. Hierbij kijk je niet alleen naar wat er nodig is om het evenement te organiseren, maar ook naar de kansen, impact en risico’s die erbij komen kijken. Denk bijvoorbeeld aan financiële haalbaarheid, organisatorische capaciteit, sportieve randvoorwaarden, draagvlak en maatschappelijke meerwaarde.

Bij het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek is het belangrijk om gestructureerd te werken. Het onderzoek begint vaak met een inhoudelijke beschrijving van het evenement en de ambities die eraan gekoppeld zijn. Vervolgens wordt bepaald hoe het onderzoek wordt uitgevoerd, welke informatie nodig is en welke partijen daarbij betrokken worden. Om het onderzoek zorgvuldig te begeleiden, wordt bij voorkeur een stuurgroep ingericht waarin de sportbond en belangrijke partners, zoals de beoogde gaststad en overheden, vertegenwoordigd zijn. De stuurgroep bewaakt de voortgang van het onderzoek, terwijl een onafhankelijke partij het onderzoek veelal uitvoert. Ook worden duidelijke doelstellingen geformuleerd: waarom wil je het evenement organiseren en wat wil je ermee bereiken?

Daarna worden verschillende inhoudelijke thema’s verder uitgewerkt, zoals:

• draagvlak binnen de organisatie, politiek en maatschappij;
• de organisatiestructuur en benodigde capaciteit;
• kosten, financiering en mogelijke inkomsten;
• de verwachte sportieve, maatschappelijke en economische impact;
• mogelijke risico’s en manieren om deze te beheersen.

Om de haalbaarheid goed te kunnen beoordelen, wordt gewerkt met onderzoekscriteria. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen harde criteria, zoals financiën, accommodaties, transport en eisen van de internationale federatie, en zachte criteria, zoals draagvlak, legacy en sportontwikkeling. Juist de combinatie van deze factoren bepaalt uiteindelijk of een evenement echt haalbaar is.

Een belangrijk hulpmiddel binnen het haalbaarheidsonderzoek is de SWOT-analyse. Hiermee worden de sterke en zwakke punten van de organisatie of het evenement in kaart gebracht, evenals externe kansen en bedreigingen. Dit helpt om inzicht te krijgen in de positie van Nederland en de organiserende partij ten opzichte van andere kandidaatlanden en organisatoren.

Daarnaast speelt de capaciteit en het vermogen van belanghebbenden een belangrijke rol. Voor een succesvol bid en evenement zijn verschillende partijen nodig, zoals overheden, sponsoren, sportorganisaties, leveranciers en vrijwilligers. Daarom is het belangrijk om vroegtijdig te beoordelen of deze partijen voldoende capaciteit, middelen, expertise en betrokkenheid hebben om een bijdrage te leveren.

Het haalbaarheidsonderzoek eindigt met een duidelijke conclusie en advies. Op basis van alle bevindingen wordt bepaald of het verstandig en kansrijk is om daadwerkelijk een bid uit te brengen. Hiermee vormt de haalbaarheidsfase de basis voor de uiteindelijke go/no-go-beslissing en het vervolg van het traject richting een mogelijk internationaal topsportevenement.