Uitvoering haalbaarheidsonderzoek
Het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek is een uitgebreide en gestructureerde stap waarin je alle relevante aspecten van het evenement samenbrengt en beoordeelt. Het doel is om een compleet en realistisch beeld te krijgen van wat er nodig is om het evenement te organiseren, welke kansen het biedt en welke risico’s daarbij komen kijken. Op basis hiervan kun je een onderbouwde beslissing nemen over het al dan niet uitbrengen van een bid.
Inhoudelijke omschrijving van het evenement
Een goed haalbaarheidsonderzoek begint met een duidelijke inhoudelijke basis. Je beschrijft het evenement: wat is het voor evenement, hoe heeft het zich in het verleden ontwikkeld en wat zijn de ambities voor de toekomst? Tegelijkertijd breng je in kaart welke kansen het evenement biedt, bijvoorbeeld op sportief, economisch of maatschappelijk vlak. Dit helpt om de context en relevantie voor het evenement scherp te krijgen.
Methode
Vervolgens is het belangrijk om vooraf de aanpak van het onderzoek te bepalen. Welke informatie heb je nodig, hoe ga je deze ophalen en welke partijen betrek je daarbij? In de praktijk wordt een haalbaarheidsonderzoek vaak uitgevoerd door een onafhankelijke partij, zodat de uitkomsten objectief en geloofwaardig zijn. Tegelijkertijd blijft het belangrijk dat je als bond of organisator nauw betrokken bent en stuurt op de inhoud.
Stuurgroep
Om het onderzoek goed te begeleiden, is het raadzaam om een bestuurlijke stuurgroep in te richten. Deze stuurgroep bewaakt de voortgang van het haalbaarheidsonderzoek, toetst de tussenresultaten en ondersteunt bij belangrijke keuzes gedurende het proces. De stuurgroep bestaat bij voorkeur uit vertegenwoordigers van de sportbond, aangevuld met belangrijke partners zoals de beoogde gaststad, gemeente en provincie, of sportmarketingbureaus. Deze partijen spelen vaak ook een belangrijke rol in het vervolgtraject, bijvoorbeeld bij het beschikbaar stellen van accommodaties, financiering of subsidies. Sportmarketingbureaus in het bijzonder kunnen expertise en risicodragend vermogen bieden. Het is wenselijk dat de meerderheid van de stuurgroep afkomstig is uit de organiserende sportbond, zodat de regie over het bidproces binnen de eigen organisatie blijft.
Binnen deze structuur fungeert de stuurgroep als opdrachtgever van het haalbaarheidsonderzoek, terwijl de onafhankelijke partij verantwoordelijk is voor de uitvoering. Op basis van de resultaten van het onderzoek brengt de externe partij een advies uit over de haalbaarheid van het evenement. Uiteindelijk neemt het bestuur of een ander bevoegd orgaan van de sportbond op basis van dit advies de definitieve go/no-go-beslissing over het uitbrengen van een bid.
Doelstellingen
Een essentieel onderdeel van het onderzoek is het formuleren van duidelijke doelstellingen. Waarom wil je dit evenement organiseren en wat wil je ermee bereiken? Deze doelstellingen vormen de rode draad door het hele onderzoek en helpen om keuzes te maken en prioriteiten te stellen.
Daarna ga je de verschillende inhoudelijke onderdelen uitwerken. Hierbij kijk je onder andere naar:
- Draagvlak: zowel politiek, maatschappelijk als intern. Is er voldoende steun om het evenement te organiseren?
- Organisatie: hoe ziet de organisatiestructuur eruit en welke partijen zijn nodig? Heb je de juiste mensen, kennis en capaciteit beschikbaar?
- Kosten en financiering: wat kost het evenement en hoe ga je dit financieren? Denk aan subsidies, sponsoren en eigen middelen.
- Impact: wat levert het evenement op, bijvoorbeeld op het gebied van sportontwikkeling, economie of maatschappelijke thema’s?
- Risicoanalyse: welke risico’s kunnen er ontstaan en hoe kun je deze beheersen?
Onderzoekscriteria
Bij het toetsen van de verschillende onderdelen van het haalbaarheidsonderzoek is het belangrijk om een aantal criteria van het toekomstige topsportevenement te beoordelen. Denk hierbij aan de praktische uitvoerbaarheid, de doorlooptijd, de kosten, de effectiviteit etc. Per evenement kunnen deze criteria verschillen. Het is dan ook belangrijk om eerst vast te stellen welke criteria je wilt laten onderzoeken. Het model hieronder geeft inzicht in de onderzoekscriteria. De centrale vraag is hierbij of het uitbrengen van een bid kansrijk is.
Je kunt onderzoekscriteria indelen in ‘harde’ en ‘zachte’ criteria. Harde criteria zijn direct meetbaar en zachte criteria zijn niet direct meetbaar en controleerbaar. Juist de combinatie van deze twee bepaalt of een evenement echt haalbaar is.
SWOT-Analyse
Als je een topsportevenement wilt organiseren is het van belang om je eigen sterke en zwakke punten te kennen. Door de sterkten en zwakten te identificeren van het eigen land kan er bepaald worden waar de kansen en bedreigingen voor het bid liggen. Hiervoor kun je een SWOT-analyse gebruiken. Hiermee breng je de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen in kaart, zowel intern als extern. Dit geeft inzicht in hoe jouw organisatie en Nederland zich verhouden tot andere potentiële kandidaten en waar eventuele concurrentievoordelen liggen.
SWOT staat voor Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats. In het Nederlands: sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Wanneer je deze vier onderdelen systematisch analyseert, kun je inzicht krijgen in de toekomstige mogelijkheden en hierdoor doelen stellen. Hieronder vind je een matrix van een SWOT-analyse. Het is gebruikelijk de SWOT weer te geven als een matrix met vier vakken. Een goede vuistregel is om bij het gebruik van deze methode/matrix in elke categorie (sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen) maximaal drie elementen op te nemen. Kies hierbij de elementen die het belangrijkste of meest onderscheidend zijn.
SWOT-Analyse kenmerken
Hierbij gaat het over de kenmerken van de organisatie of het evenement in vergelijking met de concurrentie. Zijn deze kenmerken sterker of zwakker dan die van de concurrentie? Waar liggen de krachten van de organisatie en op welke onderdelen onderscheidt het evenement zich positief?
Maar ook: waar zitten mogelijke beperkingen of aandachtspunten? Denk bijvoorbeeld aan ervaring met eerdere evenementen, beschikbare accommodaties, organisatorische capaciteit, netwerk, financiën of de positie van sport in Nederland.
Bij kansen en bedreigingen kijk je naar externe factoren die invloed kunnen hebben op het evenement of het bid.
Kansen zijn ontwikkelingen of omstandigheden die het evenement kunnen versterken, zoals maatschappelijke thema’s, politieke steun of internationale trends binnen de sport.
Bedreigingen zijn factoren die juist risico’s kunnen opleveren, bijvoorbeeld concurrentie van andere landen, economische ontwikkelingen of veranderende prioriteiten binnen de internationale federatie.
Door deze externe factoren tijdig in beeld te brengen, kun je beter inspelen op kansen en mogelijke risico’s beheersen.
Een goed SWOT-onderzoek is klantgericht. Het is daarom handig om bij het maken van de analyse verschillende personen van binnen en buiten de organisatie te betrekken. Laat daarom bijvoorbeeld een klant- of marktonderzoek doen, of betrek klanten bij de analyse.
Capaciteit en vermogen van belanghebbenden
Het organiseren van een internationaal topsportevenement doe je nooit alleen. Voor een succesvol bid en uiteindelijk een succesvol evenement ben je afhankelijk van verschillende belanghebbenden. Naast draagvlak is het daarom belangrijk om te beoordelen of deze partijen ook daadwerkelijk de capaciteit en het vermogen hebben om bij te dragen aan de organisatie van het evenement.
Bij capaciteit en vermogen gaat het onder andere om beschikbare mensen, kennis, ervaring, tijd, middelen en financiële slagkracht. Maar ook factoren zoals samenwerking, betrokkenheid en commitment spelen hierin een belangrijke rol. Zelfs wanneer er enthousiasme is voor het evenement, betekent dit niet automatisch dat partijen ook voldoende capaciteit hebben om een actieve bijdrage te leveren.
Breng daarom vroegtijdig in kaart welke partijen nodig zijn voor het evenement en welke rol zij kunnen spelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- overheden op lokaal, regionaal en nationaal niveau;
- sponsoren, financiers en andere private partijen;
- leveranciers en uitvoerende partners;
- vrijwilligers en maatschappelijke organisaties;
- sportorganisaties en sportbonden.
Het is belangrijk om niet alleen te kijken naar wat partijen willen bijdragen, maar ook naar wat zij daadwerkelijk kunnen bijdragen. Door dit vroegtijdig inzichtelijk te maken, ontstaat een realistischer beeld van de haalbaarheid van het evenement én van de organisatorische kracht achter het bid.
Hieronder vind je een aantal checkvragen die kunnen fungeren als checklist tijdens of na het uitvoeren van het haalbaarheidsonderzoek.
- Kunnen we de eisen van de internationale federatie verenigen met de mogelijkheden en beperkingen die wij als organisator kunnen bieden?
- Zijn we voldoende voorbereid om binnen de beschikbare tijd een kwalitatief sterk bid uit te brengen?
- Is het evenement aantrekkelijk voor sponsoren, partners en andere commerciële partijen?
- Welke voordelen biedt het evenement voor de lokale, regionale en nationale omgeving?
- Hoe profiteert de sportbond en de sport in bredere zin van het evenement?
- Wie profiteert van het evenement en op welke manier?
- Welke maatregelen nemen we om voordelen te maximaliseren en risico's te beperken?
- Beschikken de stad en accommodaties over de benodigde infrastructuur, faciliteiten en capaciteit?
- Welke investeringen zijn nodig om aan de eisen van het evenement te voldoen?
- Is er voldoende steun vanuit de lokale overheid?
- Is er voldoende capaciteit en expertise beschikbaar om het bid en het evenement succesvol uit te voeren?
- Is er voldoende steun vanuit belangrijke belanghebbenden, zoals de sportbond, overheden en partners?
- Is er voldoende publiek, politiek en maatschappelijk draagvlak voor het evenement?
Niet alle vragen hoeven per definitie positief beantwoord te worden om een bid uit te brengen. Het gaat uiteindelijk om de afweging tussen kansen, risico's en de maatregelen die je kunt nemen om eventuele knelpunten op te lossen. Een haalbaarheidsonderzoek helpt om deze afweging onderbouwd te maken.
Het haalbaarheidsonderzoek eindigt met een duidelijke conclusie en advies. Hierin worden alle bevindingen samengebracht en wordt een antwoord gegeven op de centrale vraag: is het evenement haalbaar en is het verstandig om een bid uit te brengen? Dit vormt de basis voor de uiteindelijke go/no-go beslissing van het bestuur of de organisatie.
Kortom, het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek vraagt om een brede en zorgvuldige aanpak. Door gestructureerd te werken, de juiste vragen te stellen en relevante partijen te betrekken, creëer je een stevig fundament voor de volgende stap in het proces.
Template haalbaarheidsonderzoek
In de kennisbank vind je een uitgebreide template van een haalbaarheidsonderzoek. Hier staat alles in wat je nodig hebt om een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren.