Het bid: Toekenning of afwijzing
Na afronding van het bidbook en de lobbyfase volgt het formele besluitvormingsproces van de internationale federatie of evenementeigenaar. Dit proces verloopt doorgaans volgens een vaste procedure.
Campagne en laatste lobbyfase
In de periode voorafgaand aan de stemming wordt actief campagne gevoerd binnen de kaders die de federatie toestaat. Dit is het laatste moment om stemgerechtigden te informeren, vragen te beantwoorden en eventuele twijfels weg te nemen. Vaak vinden in deze fase nog bilaterale gesprekken, werkbezoeken of informele ontmoetingen plaats tijdens congressen of internationale bijeenkomsten.
Officiële bidpresentatie
Kort voor de stemming verzorgen de kandidaat-organisaties een officiële presentatie aan het bestuur of congres van de federatie. Deze presentatie bestaat meestal uit:
- een bidvideo;
- een mondelinge toelichting door sleutelfiguren (bijvoorbeeld sportbond, overheid, ambassadeur);
- een vragenronde vanuit de stemgerechtigden.
Dit is het laatste formele moment om de meerwaarde van het bid te benadrukken en vertrouwen te wekken in de organisatorische, financiële en bestuurlijke garanties.
Stemprocedure en besluitvorming
Na de presentaties volgt de stemming. Afhankelijk van de federatie gebeurt dit:
- door het bestuur;
- door een congres met stemgerechtigde landen;
- in meerdere stemrondes waarbij kandidaten met de minste stemmen afvallen.
De stemming is doorgaans geheim. Na afloop wordt de winnende kandidaat officieel bekendgemaakt.
Na toekenning of afwijzing
- Bij toekenning: de organisatie ondertekent de hosting agreement en bijbehorende contracten. Vanaf dat moment start de organisatiefase richting het evenement.
- Bij afwijzing: vaak volgt een evaluatiegesprek of rapport. Dit biedt inzicht in de sterke en zwakke punten van het bid en kan waardevol zijn voor een eventuele toekomstige kandidaatstelling.
Het besluitmoment vormt daarmee het formele einde van het bidtraject en het begin van óf de organisatie van het evenement, óf een evaluatie en heroriëntatie.