Schrijven van het bidboek

In het bidbook moet regelmatig een persoonlijke brief aan de evenementeigenaar (internationale federatie) staan. Dit verschilt per evenement en hangt af van de eisen van de internationale federatie. Deze brief kan namens verschillende actoren zijn. Hieronder een aantal van deze actoren:

• De directeur van de bidorganisatie;
• Minister van sport;
• voorzitter van de sportbond (en NOC*NSF);
• Burgemeester;
• Premier;
• Host broadcaster.

Om de steun van betrokken partijen te benadrukken, worden in een bidbook brieven opgenomen waaruit deze steunbetuiging blijkt. Het aanvragen van deze steunbetuigingen dient in een vroeg stadium te gebeuren zodat deze, vaak druk bezette, mensen niet onder tijdsdruk komen te staan. Voorbeelden zijn te vinden in de kennisbank, in de voorbeeld bidbooks.

Bij voorkeur wordt een verklaring opgenomen van de host broadcaster waaruit blijkt dat de beelden van het evenement worden geproduceerd en uitgezonden via televisie en/of internet.

Naast de steunbetuigingen van bovengenoemde betrokkenen, kan het een meerwaarde zijn om steunbetuigingen op te nemen van bijvoorbeeld (ex)-topsporters met een bewezen status in de betreffende tak van sport of ambassadeurs voor het evenement in bredere zin.

Het gaat om aansprekende namen en persoonlijkheden die het bid een positieve draai kunnen geven. Deze personen kun je in het traject van het bid ook inzetten voor activiteiten die direct of indirect te maken hebben met de lobbystrategie.

Hier benadrukken we een aantal sterke punten van Nederland. Te denken valt bijvoorbeeld aan:

• Het organisatietalent;
• De Dutch Approach;
• Het grote aantal evenementen dat in Nederland al is georganiseerd;
• Sportieve prestaties;
• Korte reistijden;
• Een klein land met grote ambities, zoals het sportiefste land van de wereld en Nederland waterland.

Dit zijn enkele voorbeelden. De sterkte punten plaats je in het perspectief van het toekomstige evenement.

Door het gehele biddocument heen moet de organisatie de voordelen benadrukken die het heeft ten opzichte van concurrenten voor het evenement. Kwesties die benadrukt kunnen worden zijn:

• Accommodatie: de teams, vips en toeschouwers worden comfortabel en veilig gehuisvest.
• Transport: de toegang is veilig, betrouwbaar en er is een efficiënt transportsysteem beschikbaar tussen de wedstrijdaccommodaties.
• Recreatie: wanneer er geen wedstrijden zijn, zijn er voldoende recreatieve mogelijkheden voor de sporters, vips en toeschouwers.
• Media: de technische behoeften van de media zijn volledig verzorgd, zodat een maximale exposure van het evenement is gewaarborgd.
• Wedstrijdaccommodaties zijn gereed en testevenementen zijn gehouden.
• Steun van alle belangrijke partijen.
• Trainingsaccommodaties zijn professioneel en gelijk aan de wedstrijdaccommodaties.
• Medische faciliteiten kunnen omgaan met een noodsituatie.
• Veiligheidsmaatregelen zijn getroffen en een calamiteitenplan is getest.
• Een volledig marketingplan is ontwikkeld om voor een maximaal aantal toeschouwers en exposure te zorgen.
• Milieu-impact is geminimaliseerd en strategieën zijn beschikbaar in geval van milieu calamiteiten.

Naast de voordelen is het goed om te kijken naar het evenement op zich. Het kan bijvoorbeeld een sterk punt zijn om te benadrukken dat het evenement nog zelden in (West-)Europa heeft plaatsgevonden. Deze voordelen zijn afhankelijk van de tak van sport en het evenement en zullen uit de eigen SWOT-analyse (zie haalbaarheidsonderzoek) naar voren moeten komen.

Een voorbeeld van een bid dat de nadruk heeft gelegd op de spreiding over werelddelen betreft de Olympisch Spelen van 2016 in Rio de Janeiro. De Brazilianen lieten in hun bidpresentatie een sheet met een wereldkaart zien waarop inzichtelijk werd gemaakt hoe vaak de Olympische Spelen georganiseerd zijn in welk werelddeel. De continenten Afrika en Zuid-Amerika waren een opvallend lege vlek op deze kaart.

Legacy staat voor de erfenis van het evenement. Wat laat de organisatie van het evenement achter in het organiserende land of stad? Wat laat de organisatie van het evenement achter voor de betreffende sport? En wat laat het evenement achter voor de mensen die betrokken zijn geweest (publiek, vrijwilligers, medewerkers, deelnemers)?

Het is belangrijk om dit duidelijk te formuleren in het bidbook.

In het haalbaarheidsonderzoek is een paragraaf opgenomen met de opzet van de organisatie van het toekomstige evenement. De opzet van de organisatie maak je in deze paragraaf van het bidbook gedetailleerder. Ook maak je de rol van de contractpartners van het evenement in de organisatie duidelijk.

Hoe gaat de organisatie om met water, energie, afval, inkoop en CO2- transport? De component maatschappelijk verantwoord ondernemen speelt een steeds grotere factor in de besluitvorming voor het toewijzen van een evenement. In het bidbook is het belangrijk om aan te geven hoe de organisatie hiermee omgaat.

Op de CIT-website zijn verschillende maatschappelijke thema's te vinden waaruit inspiratie gehaald kan worden voor je eigen evenement. 

In het bidbook neem je een conceptprogramma op voor het evenement. Een aanpassing in het wedstrijdschema of programma kan een voordeel opleveren in de besluitvorming voor de internationale federatie.

Een voorbeeld van een bid waarin het wedstrijdconcept een beslissende rol heeft gespeeld is het WK waterpolo 2012. De KNZB heeft een wedstrijdformat op twee onderdelen gewijzigd. Allereerst heeft ze de keuze gemaakt om het EK te verplaatsen van de zomer 2012 naar januari 2012.

In het kader van de kwalificatie voor de Olympische Spelen is deze wijziging goed ontvangen door de internationale federatie. De overige kandidaten hadden hun bidplannen gericht op een toernooi in buitenwater, waardoor de toernooiperiode in januari niet mogelijk was.

Daarnaast is ervoor gekozen om het toernooischema te spreiden over twee weken in plaats van over één week, zodat het toernooi kan plaatsvinden in één venue. Hierdoor is het mogelijk om met één cameraplan te werken. Dat levert een enorme besparing op ten aanzien van de kosten voor broadcasting. Ook deze wijziging werd positief ontvangen door de internationale federatie.

De beschikbaarheid van een programma ten aanzien van vrije tijd, recreatie en cultuur voegt waarde toe aan een evenement. De bidorganisatie kan daarom onderzoek doen naar de mogelijke locatie en duur van recreatieve en culturele activiteiten die aan vips, sporters en toeschouwers kunnen worden aangeboden. Deze activiteiten bieden ook kansen voor betrokkenheid van de lokale bevolking.

In samenwerking met de partners van het evenement, bijvoorbeeld de gemeente en de sportbond, kun je een maatschappelijk activatieprogramma opstellen dat bijdraagt aan de promotie van de stad (of zelfs de regio en/of provincie), het evenement en de sport in het bijzonder. Te denken valt aan talentdagen, congressen, symposia, bijscholingscursussen et cetera. Het bezoek aan een side-event kun je dan koppelen aan een bezoek aan het evenement.

De selectie van de wedstrijdaccommodaties zal een bepalende factor zijn bij de beoordeling van de bids. De geografische ligging van de wedstrijdaccommodaties bepaalt de werking van het evenement. Nabijheid van wedstrijd-, trainings- en verblijfaccommodaties, alsook media en perscentra, moeten daarom ook nader worden omschreven. De concentratie van evenementaccommodaties heeft de voorkeur, aangezien het de operationele planning voor het evenement verlicht.

De belangrijkste factoren waar evenementeigenaren rekening mee moeten houden bij het aanwijzen van een gaststad voor een evenement zijn: de grootte, de staat en capaciteit van de faciliteiten en de infrastructuur.

Ook de ervaring in het organiseren van evenementen (track record) is belangrijk. Een bidorganisatie die ten tijde van het bid bestaande accommodaties kan presenteren, heeft een voordeel ten opzichte van een bidorganisatie met bouwplannen voor geschikte accommodatie.

Details van de bestaande faciliteiten moeten wellicht worden aangepast aan de eisen van het evenement. De mogelijkheden om de faciliteiten aan te passen moeten gepaard gaan met bepaalde garanties:

• Goedkeuring door het land en de eigenaar van de faciliteiten voor het gebruik van de grond of voorziening;
• Goedkeuring van de gemeente voor aanpassingen;
• Bevestiging van de sportbond dat de veranderingen voldoen aan de eisen van het evenement;
• Bevestiging dat de aanpassingen op tijd klaar zullen zijn;
• Er wordt voldaan aan de verlichtings-, ruimte-, ventilatie- en beveiligingseisen.

Van elke locatie moet worden beschreven welke aspecten van invloed zijn op de effectieve organisatie van de wedstrijden. De aspecten moeten in overeenstemming zijn met de eisen van de internationale federatie:

• De oriëntatie van de locatie en het wedstrijdgebied;
• Omvang en afmetingen;
• Speelveld en vloeren;
• Toegang tot en het verlaten van de accommodatie;
• Activiteitenzones binnen de accommodatie. Hierbij moet er speciale aandacht worden besteed aan de behoeften en transfers van sporters, officials, scheidsrechters, media, toeschouwers en vips;
• Beveiligingsplannen voor de wedstrijdaccommodatie.

Het is aan te bevelen om op een verkleinde kaart de locaties aan te geven van:

• De plaats van de venues(s) en hotelaccommodatie(s);
• Het mediacentrum (indien van toepassing);
• De trainingsaccommodatie(s);
• De media, vip- en sponsorgebieden.

Daarnaast moet er een indicatie gegeven worden van:

• Gebruikte transportroutes;
• Afstanden in kilometers tussen de verschillende accommodaties/plaatsen;
• Gemiddelde reistijd tussen deze accommodaties/plaatsen.

Er dient ook aangegeven te worden hoe de huidige situatie van de faciliteiten is en de toekomstige plannen hiervoor:

• Details van de faciliteiten die er zijn;
• Details van renovaties die vereist zijn (gesplitst in kleine en grote renovaties met een tijdspad);
• Details van de faciliteiten die nog niet gebouwd zijn en het tijdspad voor de bouw.

Er moet een duidelijke indicatie van garanties worden gegeven. Dit houdt in dat de juiste autoriteiten aan moeten geven dat de faciliteiten gereed zijn zodra het evenement wordt toegewezen.

De meeste sportevenementen, in het bijzonder de mega-evenementen, vereisen een reeks van trainingslocaties voor sporters gedurende een evenement. Het is absoluut noodzakelijk dat de sporters in staat zijn te trainen op een locatie die voldoet aan de wedstrijdeisen.

Een duidelijk voorbeeld is zwemmen. Er kan niet verwacht worden dat atleten trainen in een 25m bad als de sporters een wedstrijd hebben in een 50m bad. Om deze reden moeten de trainingsaccommodaties voldoen aan de eisen van de wedstrijdaccommodaties.

De sleutel tot het organiseren van een succesvol evenement is een effectief en efficiënt vervoersplan, omdat de meeste activiteiten voor het evenement hieraan gekoppeld zijn. Naast het vervoer van de vips, deelnemers, scheidsrechters en de media, moet je ook aandacht besteden aan de uitvoering van een vervoersplan voor toeschouwers.

Hierbij moet je rekening houden met het aantal verwachte toeschouwers dat het evenement naar verwachting zal bijwonen en het risico van hun bewegingen ten opzichte van het vervoer van atleten, officials en vips.

Het uitvoeren van een geïntegreerd vervoers- en verkeersplan is cruciaal om een minimaal conflict tussen de verschillende sectoren te garanderen.

Goede toegankelijkheid van de stad of steden door de lucht, over de weg, via het spoor en over zee moet worden bewezen. Deelnemers en bezoekers aan het evenement reizen er normaal gesproken per vliegtuig naartoe. Om deze reden kan de organisatie kijken naar garanties van de nationale en internationale luchtvaartmaatschappijen die kunnen ondersteunen in het bid. Deze luchtvaartmaatschappijen kunnen ook in staat zijn een geconcentreerde toestroom van passagiers te beheren op hun luchtvaartmaatschappij voor de duur van het evenement.

Voor bepaalde evenementen moet gespecialiseerde apparatuur worden vervoerd, zoals rolstoelen voor evenementen voor mensen met een beperking, fietsen, paarden, boten en zeilen, stokken voor polsstokhoogspringen. Daarom moeten er garanties ingewonnen worden bij de luchtvaartmaatschappijen en de luchthavens zodat deelnemers, vips, toeschouwers en goederen op de juiste tijd op de juiste plaats kunnen zijn.

Bidplannen kunnen nodig zijn voor een goed begrip van het volgende:

• Gebruik van verschillende luchthavens bewijzen;
• Aantal personen en de verwachte aankomsten;
• Plannen voor onderhoud en verbetering van bestaande wegennet;
• Voorbereidende werkzaamheden plannen met de belangrijkste belanghebbenden en dienstverleners;
• Operationele plannen voor het vervoer van materiaal en bagage;
• Douaneformaliteiten en controle van de reisdocumenten;
• Plannen in verband met het vertrek. Dit is vaak complexer dan aankomsten, omdat het aantal mensen dat het evenement verlaat waarschijnlijk geconcentreerd zit in een bepaalde periode. Daarom kan een apart vertrekplan verplicht zijn om te voldoen aan deze eisen.

Tussen de locatie van faciliteiten, accommodatie en het vervoersplan moet een directe relatie zijn. Als de wedstrijdaccommodaties verspreid zijn, moet de vraag van een gemakkelijke toegang, reistijden, efficiëntie en veiligheid worden beantwoord. Als de wedstrijdaccommodaties dicht bij elkaar liggen, moet de vraag van verkeersopstopping in de stad en rond de wedstrijdaccommodaties worden beantwoord. Verschillende verkeersmanagementplannen zijn vereist voor de doelgroepen van het evenement:

• Vips
• Sporters
• Officials
• Toeschouwers
• Sponsoren
• Vrijwilligers
• Media

Een veilig, betrouwbaar, effectief en efficiënt vervoersplan moet worden ontwikkeld om aan te tonen dat:

1. Vips in staat zijn vrijuit te bewegen rondom en in de stad;
2. Sporters in staat zijn op tijd vrij te bewegen naar wedstrijd- en trainingsaccommodaties;
3. Toeschouwers kunnen hun bestemming efficiënt en veilig.

Een toegankelijk evenement begint al bij de reis naar de locatie. Neem daarom in het vervoersplan specifieke maatregelen op voor bezoekers, sporters en officials met een beperking. Denk hierbij aan:

• Rolstoeltoegankelijke shuttlebussen;
• Voldoende gehandicaptenparkeerplaatsen;
• Toegankelijke opstapplaatsen;
• Duidelijke bewegwijzering en goede aansluiting op het openbaar vervoer.

Door toegankelijkheid vanaf het begin mee te nemen in de plannen, zorg je ervoor dat het evenement voor iedereen goed bereikbaar is en voldoe je beter aan de eisen op het gebied van inclusiviteit en gastvrijheid.

Niet alle voorzieningen die nodig zijn voor een evenement zijn permanent aanwezig. Daarom is het belangrijk om  in kaart te brengen welke tijdelijke infrastructuur nodig is om het evenement veilig en goed te kunnen organiseren.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• tijdelijke tribunes;
• tenten en hospitalityvoorzieningen;
• toiletten;
• hekwerken en toegangscontroles;
• beveiligingsposten;
• opslagruimten;
• tijdelijke energie- en watervoorzieningen;
• tijdelijke wedstrijd- of trainingslocaties.

Beschrijf per voorziening of deze al beschikbaar is of nog gerealiseerd moet worden. Wanneer tijdelijke voorzieningen noodzakelijk zijn, is het belangrijk om aan te geven hoe en wanneer deze worden gerealiseerd en welke partijen hiervoor verantwoordelijk zijn. Voeg waar mogelijk garanties of intentieverklaringen toe om de internationale federatie vertrouwen te geven dat de benodigde infrastructuur tijdig beschikbaar zal zijn.

Praktische tip: Inventariseer de benodigde tijdelijke infrastructuur al tijdens het haalbaarheidsonderzoek. Hierdoor kunnen de kosten tijdig worden opgenomen in de begroting en kunnen vergunningen, leveranciers en betrokken partijen vroeg in het proces worden vastgelegd.

De bidorganisatie is verplicht gedetailleerde plannen voor accommodatie van vips, sporters, officials, media en toeschouwers aan te leveren. Inclusief de volgende informatie:

1. Verwacht aantal vips, deelnemers, officials, media en toeschouwers;
2. Aantal en kwaliteit van hotelkamers die beschikbaar zijn (eenpersoons-, tweepersoons-, en gemeenschappelijke kamers);
3. Andere vormen en normen van accommodaties die beschikbaar zijn, bijvoorbeeld Bed & Breakfast, jeugdherbergen enzovoorts.

Geef aan welke accommodaties beschikbaar zijn voor:

• Sporters;
• Officials en scheidsrechters;
• Vips;
• Media;
• Sponsors;
• Vrijwilligers.

Ook is de volgende informatie benodigd:

• Afstanden in kilometers en reistijden tussen de accommodaties, hoofdkantoor, wedstrijdlocaties, trainingslocaties en gebieden voor entertainment en recreatie;
• Hoeveel van deze zijn geschikt voor mindervalide mensen;
• Indien noodzakelijk, verstrek informatie over de mogelijkheden van recreatiegebieden, kerken, winkels en diverse andere diensten;
• Details van de beveiligingsmaatregelen die worden toegepast op alle locaties;
• Hoe wordt omgegaan met aankomst en vertrek.

De evenementeigenaar moet de garantie hebben dat het evenement kan plaatsvinden zonder veiligheidsrisico’s en dat de organisatie een veilige omgeving kan verzorgen voor alle deelnemers, toeschouwers, vips, media en sponsors. Evenementeigenaren zullen erkennen dat niet alle risico’s kunnen worden vermeden, maar moeten wel verzekerd zijn dat de beveiliging van het evenement elke uitdaging aan kan.

Het bid kan de volgende informatie bevatten:

1. Statistieken over criminaliteit in het land en de organiserende stad/steden. Een uitleg van de preventieve maatregelen die zijn getroffen of zullen worden getroffen door de bevoegde instanties om deze uitdaging aan te gaan
2. Een lijst van de bevoegde autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de verschillende aspecten van veiligheid voor de duur van het evenement. Een indicatie van de coördinatie tussen de overheden en de particuliere beveiligingsbedrijven als deze ingezet gaan worden. Het is ook noodzakelijk om aan te geven welke bevoegdheden de organisatie heeft in relatie tot deze autoriteiten.
3. Voorbeelden van veiligheidsmaatregelen die getroffen waren door grote evenementen die eerder georganiseerd zijn in het land, in de organiserende stad/steden en hun effectiviteit hiervan.
4. Garanties van de relevante autoriteiten die de verantwoordelijkheid dragen van de benodigde beveiliging.

Tijdens een internationaal sportevenement moeten de medische voorzieningen zijn voorbereid op de komst van sporters, officials, vrijwilligers, bezoekers en media. De internationale federatie wil de zekerheid dat medische zorg tijdens het evenement snel, professioneel en volgens de geldende richtlijnen kan worden verleend.

Beschrijf daarom hoe de medische organisatie is ingericht en hoe wordt voorzien in onder andere:

• sportmedische zorg;
• eerste hulp (EHBO);
• spoedeisende hulp;
• ambulancevoorzieningen;
• dopingcontrole;
• samenwerking met ziekenhuizen en andere zorgverleners.

Geef daarnaast aan hoe de medische diensten omgaan met de verwachte toestroom van deelnemers en bezoekers. Maak duidelijk dat de benodigde capaciteit, infrastructuur en deskundigheid beschikbaar zijn, zonder dat de reguliere gezondheidszorg in de regio onder druk komt te staan.

Praktische tip: Betrek lokale zorgpartners, zoals ziekenhuizen, de GGD en ambulancediensten, al in een vroeg stadium bij de plannen. Hiermee vergroot je de haalbaarheid van het medisch plan en kunnen benodigde afspraken en garanties tijdig worden vastgelegd.

Sponsoring is wanneer een bedrijf of een individu geld betaalt of services aanbiedt, zoals producten of expertise, in ruil voor erkenning tijdens het evenement. Bedrijven moeten zeker zijn dat hun investering werkt. Door de aankoop van advertentieruimte en sponsoring, koopt een klant een gegarandeerd bedrag aan exposure.

De sponsormogelijkheden in de ambitiefase zijn vaak beperkt, omdat de internationale federatie beperkingen oplegt met betrekking tot de exposure (gebruik van de naam van het evenement, het logo van het evenement et cetera), of omdat er reeds sponsorcontracten door de internationale federatie afgesloten zijn, die in strijd zijn met die van de bond. Het is raadzaam om dit in een vroeg stadium duidelijk te krijgen.  

Grote evenementen, met name sportevenementen, trekken meestal grote hoeveelheden nationale en internationale belangstelling van de media, radio en televisie.

Om een geslaagd evenement te waarborgen, moet er een efficiënt en effectief communicatieplan zijn, dat zorgt voor een betrouwbare lokale, nationale en internationale communicatie. Een mediacentrum is hierbij van groot belang.

Hoewel de locatie van het uitzendcentrum niet kritiek is voor de werking ervan, is de locatie van het mediacentrum erg belangrijk. Deze plaats moet toegankelijk zijn voor de media en in de nabijheid van hun eigen accommodatie alsook de wedstrijdaccommodaties zijn.

De evenementeigenaar zal de huidige stand van techniek en omroepcapaciteit, infrastructuur, ervaring en voorgestelde verbeteringen willen weten.

Host broadcasting is de organisatie en productie van het officiële televisie- en videosignaal van het evenement. Dit signaal wordt vervolgens beschikbaar gesteld aan nationale en internationale omroepen, waardoor het evenement wereldwijd kan worden uitgezonden. De kwaliteit van deze productie bepaalt voor een groot deel de internationale zichtbaarheid van het evenement en daarmee ook de exposure voor sponsoren, partners en de sport.

In het bidbook is het belangrijk om te beschrijven hoe de productie van het tv-signaal wordt georganiseerd. Bij voorkeur is tijdens de bidfase al een host broadcasting-partij geselecteerd of is een intentieverklaring opgesteld. Daarnaast is het verstandig om aan te geven hoe het signaal wordt verspreid via televisie, online platforms en eventuele livestreams.

Houd er rekening mee dat internationale federaties vaak specifieke eisen stellen aan de televisieproductie. Denk hierbij aan het minimale aantal camera's, cameraposities, herhalingen, grafische weergave van scores en de technische kwaliteit van de uitzending. Door in het bid aan te tonen dat aan deze eisen kan worden voldaan, vergroot je het vertrouwen van de internationale federatie in de organisatie.

De financiële kosten om het evenement te hosten moeten duidelijk gepresenteerd worden in het plan. In de haalbaarheidsfase is reeds een sluitende begroting opgesteld.

In de bidstap wordt deze begroting verder onderbouwd en gespecificeerd door offertes, afspraken en/of sponsor- supplierovereenkomsten.

We raden om drie begrotingen op te stellen:

1. Een minimale variant. De koers die ingezet wordt voordat de inkomsten gerealiseerd zijn die onzeker zijn, zoals sponsoring/kaartverkoop
2. Een reële variant. De koers die wordt ingezet zodra de begrote inkomsten binnen zijn gehaald.
3. Een maximale variant. Dit is de koers die wordt ingezet zodra de inkomsten boven verwachting worden binnengehaald.