Inleiding
Nadat het bidproject is ingericht en de bidcampagne is voorbereid, is het tijd om alle plannen samen te brengen in een overtuigend bidboek. In deze fase werk je de kandidaatstelling uit volgens de eisen van de internationale federatie en toon je aan dat jouw organisatie het evenement succesvol kan organiseren.
Na het inrichten van de projectorganisatie, het ontwikkelen van de bidcampagne en het opbouwen van een lobbystrategie is het tijd om alle plannen samen te brengen in het bidbook. Het bidbook vormt de formele kandidaatstelling voor het evenement. Hierin laat de organisator zien dat het evenement organisatorisch, financieel en operationeel haalbaar is en dat aan alle eisen van de internationale federatie kan worden voldaan.
Hoewel de exacte inhoud van een bidbook per sport en internationale federatie verschilt, komen veel onderdelen in vrijwel ieder bid terug. Denk hierbij aan:
- De visie op het evenement
- De organisatie
- De beoogde legacy
- De wedstrijd- en trainingslocaties
- Transport
- Accommodatie
- Veiligheid
- Medische voorzieningen
- Duurzaamheid
- Marketing
- Financiële onderbouwing.
Samen vormen deze onderdelen een compleet beeld van de manier waarop het evenement wordt georganiseerd en welke meerwaarde het biedt voor de sport, de internationale federatie en de gaststad of gastregio.
In dit hoofdstuk wordt stap voor stap toegelicht welke onderdelen doorgaans in een bidbook worden opgenomen en welke informatie de internationale federatie daarbij verwacht. Daarnaast worden per onderdeel praktische aandachtspunten en voorbeelden gegeven die organisatoren kunnen helpen bij het opstellen van een compleet, overtuigend en professioneel bidbook. Zo biedt dit hoofdstuk niet alleen inzicht in de opbouw van een bidbook, maar ook concrete handvatten om de kwaliteit van een kandidaatstelling te vergroten.