Inleiding
Nadat uit het haalbaarheidsonderzoek is gebleken dat het evenement haalbaar is, is het tijd om het bidproces verder vorm te geven. In deze fase richt je de projectorganisatie in en werk je onder andere het projectplan, personeelsplan en de projectbegroting uit als basis voor een professioneel en kansrijk bid.
Na het afronden van het haalbaarheidsonderzoek is duidelijk geworden of het evenement kansrijk en uitvoerbaar is. Er is inzicht ontstaan in de ambities, doelstellingen, eisen van de internationale federatie, benodigde accommodaties, financiering, risico’s en het draagvlak voor het evenement. Daarmee is de basis gelegd om daadwerkelijk verder te bouwen aan het bidproces.
In deze fase staat het bidprojectplan centraal. Het bidprojectplan vormt de fundering voor het verdere traject richting het uitbrengen van een bid. Waar in eerdere fases vooral is onderzocht waarom het evenement georganiseerd moet worden en of het haalbaar is, draait het in deze stap om de vraag: hoe gaan we het bidproces concreet organiseren?
Een sterk bid ontstaat namelijk niet vanzelf. Het uitbrengen van een bid vraagt om een professionele organisatie, duidelijke verantwoordelijkheden, een realistische planning en goede samenwerking tussen alle betrokken partijen. Daarnaast is een bid veel meer dan alleen een bidboek of een formele aanvraag richting de internationale federatie. Het is een presentatie van de organisatie, de ambitie en Nederland als evenementenland. De manier waarop het bidproces wordt ingericht zegt daarom ook veel over de professionaliteit en uitvoeringskracht van de organisator.
Het haalbaarheidsonderzoek speelt hierin een belangrijke rol. De informatie die in de vorige fase is verzameld, vormt namelijk de basis voor het bidprojectplan. Denk hierbij aan:
- de doelstellingen en ambitie van het evenement;
- de eisen en verwachtingen van de internationale federatie;
- de keuze voor de gaststad(en) en venues;
- de eerste financiële inzichten;
- de organisatiestructuur en benodigde capaciteit;
- de kansen, risico’s en onderscheidende kwaliteiten van Nederland.
Deze informatie wordt in deze fase verder geconcretiseerd en vertaald naar een duidelijke projectstructuur en werkwijze.
Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de kennis en betrokkenheid uit het haalbaarheidsonderzoek behouden blijven. Daarom is het aan te raden om de bestaande werkgroep of projectgroep zoveel mogelijk betrokken te houden bij het vervolg van het bidproces. Hierdoor blijft opgebouwde kennis behouden en kan efficiënter worden doorgewerkt richting het uiteindelijke bid.
In dit hoofdstuk wordt verder ingegaan op de verschillende onderdelen die nodig zijn voor het opzetten van een sterk en professioneel bidproject. Hierbij wordt onder andere gekeken naar:
- het kiezen van een passende organisatievorm;
- het opstellen van het bidprojectplan;
- het uitwerken van een personeelsplan;
- het opstellen van een realistische projectbegroting.
Samen vormen deze onderdelen het fundament voor een goed georganiseerd, professioneel en kansrijk bidproces.