Organisatievorm kiezen

Wanneer besloten is om een bid uit te brengen, is het belangrijk om zo snel mogelijk na te denken over de inrichting van de bidorganisatie. Het voorbereiden en uitbrengen van een bid vraagt namelijk om veel tijd, capaciteit en expertise. Internationale federaties stellen vaak uitgebreide eisen aan het evenement en daarnaast zijn er vanuit de organisator zelf vaak ook aanvullende ambities. Een professionele en goed georganiseerde projectstructuur is daarom essentieel.

Een van de eerste keuzes die gemaakt moet worden, is de keuze voor de organisatievorm van het bidproject. Deze keuze heeft invloed op onder andere besluitvorming, financiën, samenwerking, aansprakelijkheid en de dagelijkse aansturing van het project. Er zijn grofweg twee mogelijkheden:

• het oprichten van een aparte stichting voor het bidproject;
• het oprichten van een BV;
• het onderbrengen van het bid binnen de bestaande bondsorganisatie.

Welke vorm het beste past, verschilt per evenement en per organisatie. Factoren zoals de omvang van het evenement, beschikbare capaciteit, gewenste slagkracht en de samenwerking met partners spelen hierin een belangrijke rol.