Organisatievorm kiezen
In de ambitiefase is onderzoek gedaan naar de verschillende personen, instanties, commissies en organisaties die onderdeel van het project kunnen zijn. In deze stap kijken we naar de vorm, opzet en inhoud van de organisatie en wordt er gekozen voor een specifieke organisatievorm. In de ambitiefase is een organisatievorm gekozen voor de partij die het bid is gaan schrijven. De projectorganisatie die het evenement gaat organiseren kan dezelfde zijn als degene die het bid heeft geschreven, maar er kan ook een keuze worden gemaakt om een nieuwe organisatie op te tuigen.
Menu
De twee meest voor hand liggende organisatievormen zijn:
- De bond als rechtspersoon.
- Een stichting als rechtspersoon.
In het geval dat je voor een stichting kiest, is het verstandig om ervoor te zorgen dat de bond, door representatie in het bestuur van de stichting of op andere manieren, voldoende bevoegdheden heeft en betrokken blijft bij de organisatie. Hierdoor blijft er voldoende grip op het project.
In onderstaande alinea’s worden de voor- en nadelen beschreven van de organisatievorm ‘bond als rechtspersoon’ en ‘stichting als rechtspersoon’ Daarnaast volgt er een beschrijving van de stappen die ondernomen moeten worden bij de oprichting van een stichting.
Over het algemeen ligt het initiatief voor het binnenhalen van een evenement bij een sportbond of een sportmarketingbureau. Dit komt doordat:
- Internationale federaties (evenementeigenaren) over het algemeen de organisatie van hun evenementen toewijzen aan een lidfederatie: de sportbond.
- Subsidies van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport voor de organisatie van internationale topsportevenementen uitsluitend toegekend worden aan sportbonden of sportmarketingbureaus.
Het is mogelijk om de operationele organisatie van het evenement binnen de bond te laten plaatsvinden. In veel gevallen wordt ervoor gekozen om vanuit de sportbond een stichting als rechtspersoon op te richten. De operationele organisatie van het evenement wordt dan ondergebracht in de stichting. De bond functioneert als opdrachtgever, heeft vertegenwoordiging in het bestuur en is/blijft primair verantwoordelijk voor subsidieaanvragen zoals hierboven beschreven.
Daarnaast is het ook mogelijk om de operationele organisatie uit te besteden aan een sportmarketingbureau die ook de financiële risico's op zich kan nemen. De bond blijft binnen deze organisatievorm sportinhoudelijk wel verantwoordelijk maar alle randzaken rondom het organiseren van het evenement worden dan uitbesteed.
